TITLUL III
STRUCTURILE FUNCȚIONALE DIN CADRUL APARATULUI DE SPECIALITATE
PARTEA a II- a – Atribuții specifice fiecărei structuri funcționale
CAPITOLUL V – SERVICIUL RELAȚII CU PUBLICUL ȘI CONSILIERII, RELAȚII MASS-MEDIA, INFORMARE ȘI INFORMATICĂ
Art.40. – (1) Serviciul Relații cu Publicul și Consilierii, Relații Mass-Media, Informare și Informatică este structura din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Judeţean Vaslui care asigură punerea în executare a legilor și a celorlalte acte normative emise la nivel central și local care au incidență asupra administrației publice județene, în scopul dezvoltării comunicării și construirii unei relații stabile, de încredere între Consiliul Județean Vaslui și societatea civilă.
(2) Serviciul Relații cu Publicul și Consilierii, Relații Mass-Media, Informare și Informatică este condus de șeful de serviciu care gestionează, sub directa coordonare a secretarului general al județului, problemele curente ale administrației publice județene, hotărârile adoptate de Consiliul Județean Vaslui și dispozițiile emise de președintele Consiliului Județean Vaslui și asigură activitatea de registratură și de arhivă, pregătirea şi buna desfăşurare a şedinţelor Consiliului Judeţean Vaslui, transparența decizională, implementarea prevederilor legale privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice pentru aleșii locali , reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor , activitatea de primire în audiență a cetățenilor de către conducerea Consiliului Judeţean Vaslui, îndeplinirea atribuțiilor prevăzute de lege privind liberul acces la informațiile de interes public, relațiile și informațiile cu publicul, efectuarea procedurilor privind atribuirea sau schimbarea de denumiri pentru instituțiile și obiectivele de interes județean, lucrările de secretariat ale activității desfășurate de Autoritatea Teritorială de Ordine Publică a județului Vaslui, precum și administrarea și gestionarea infrastructurii IT din cadrul consiliului județean .
(3) Obiectivele permanente ale Serviciului Relații Cu Publicul și Consilierii, Relații Mass-Media, Informare și Informatică sunt:
a) gestionarea activităților de registratură la nivelul Consiliului Județean Vaslui;
b) gestionarea corespunzătoare a depozitului arhivă al Consiliului Judeţean Vaslui;
c) pregătirea şi buna desfăşurare a şedinţelor Consiliului Judeţean Vaslui;
d) gestionarea hotărârilor adoptate de Consiliul Județean Vaslui;
e) gestionarea dispozițiilor emise de președintele Consiliului Județean Vaslui;
f) respectarea prevederilor legale privind transparența decizională în administrația publică;
g) implementarea prevederilor legale privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice pentru aleșii locali;
h) gestionarea declaraţiilor pe proprie răspundere ale preşedintelui, vicepreşedinţilor Consiliului Judeţean Vaslui, consilierilor județeni şi secretarului general al judeţului, care atestă că au avut sau nu calitatea de lucrător al Securităţii sau de colaborator al acesteia, conform legii;
i) primirea, înregistrarea, repartizarea, soluţionarea şi expedierea răspunsurilor la petiţiile adresate Consiliului Judeţean Vaslui, cu respectarea prevederilor legale;
j) organizarea activității de primire în audiență a cetățenilor de către preşedintele şi vicepreşedinţii Consiliului Judeţean Vaslui;
k) implementarea prevederilor legale privind liberul acces la informațiile de interes public;
l) informarea preşedintelui consiliului judeţean despre conţinutul articolelor şi al informaţiilor din mass-media referitoare la activitatea administraţiei publice;
m) redactarea de rapoarte cu privire la modul de îndeplinire a atribuțiilor președintelui consiliului județean și a hotărârilor Consiliului Județean Vaslui;
n) redactarea raportului de activitate al Consiliului Județean Vaslui;
o) efectuarea procedurilor privind atribuirea sau schimbarea de denumiri pentru instituțiile și obiectivele de interes județean;
p) asigurarea lucrărilor de secretariat ale activității desfășurate de Autoritatea Teritorială de Ordine Publică a județului Vaslui;
q) asigurarea de asistență tehnică de specialitate cu privire la atestarea inventarului domeniului public al unităților administrative-teritoriale din județ;
r) administrarea și gestionarea infrastructurii IT (rețea și sistem informatic) din cadrul consiliului județean.
(4) Serviciul Relații cu Publicul și Consilierii, Relații Mass-Media, Informare și Informatică exercită următoarele atribuții:
1. Gestionează activitățile de registratură la nivelul Consiliului Județean Vaslui:
a) primeşte şi înregistrează zilnic cu număr de lucrare în registrul electronic din sistemul digital Conectx corespondenţa primită în format fizic și cea transmisă pe cale electronică și o distribuie conducerii consiliului județean în vederea aplicării rezoluției;
b) urmăreşte circulaţia şi primirea corespondenţei de către compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al consiliului judeţean pe baza rezoluţiei celor în drept;
c) expediază cu celeritate prin poştă, pe bază de borderou de expediere, corespondenţa fizică transmisă de către compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Judeţean Vaslui;
d) ridică zilnic corespondenţa de la căsuţa poştală, o înregistrează în registrul electronic din sistemul digital Conectx și o distribuie conducerii consiliului județean în vederea aplicării rezoluției;
e) se îngrijeşte de întocmirea coletelor şi expedierea lor în cel mult 48 ore de la primire;
f) se îngrijeşte de ridicarea coletelor, de îndată după primirea înştiinţării;
g) difuzează corespondenţa primită în format fizic de la compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Judeţean Vaslui conform rezoluției;
h) gestionează timbrele, timbrează plicurile şi coletele în raport cu greutatea şi tarifele în vigoare, întocmind zilnic borderoul de predare a corespondenţei la poştă;
i) execută operațiuni de transport, predare și primire a corespondenței clasificate ce aparține Consiliului Județean Vaslui;
j) asigură confidenţialitatea informaţiilor şi datelor cuprinse în documentele înregistrate;
k) realizează activități în conformitate cu strategia de informatizare din cadrul instituției;
l) asigură legătura permanentă cu publicul;
m) asigură îndrumarea și consilierea cetățenilor privind solicitările acestora;
n) contribuie la promovarea imaginii instituției în relația cu cetățenii;
2. Gestionează depozitul arhivă al Consiliului Judeţean Vaslui:
a) asigură evidența, ordonarea, etichetarea, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în depozitul de arhivă, consultarea unor documente în condițiile legii;
b) eliberează copii după actele aflate în păstrare, pe baza solicitării primite și aprobate;
c) întocmeşte proiectul nomenclatoarelor, termenelor de păstrare şi a indicativului dosarelor pentru compartimentele de specialitate din cadrul Consiliului Judeţean Vaslui şi-l supune spre aprobare preşedintelui consiliului judeţean;
d) ţine evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozitul arhivă pe baza registrului întocmit conform legii;
e) ţine evidenţa documentelor date spre studii sau documentare compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate;
f) predă, anual, Direcţiei Judeţene a Arhivelor Naţionale sau la unităţile de colectare a materialelor refolosibile, documentele al căror termen de păstrare a expirat şi pentru care a fost aprobată selecţionarea, conform normelor legale în vigoare;
g) întocmeşte în cursul trimestrului I al fiecărui an planificarea preluării documentelor de arhivă constituite în anul anterior de compartimentele de specialitate ale consiliului județean;
h) primeşte documentele arhivistice din anul anterior de la compartimentele din aparatul de specialitate al Consiliului Judeţean Vaslui pe bază de inventar;
i) ţine la zi evidenţa întregii arhive şi răspunde de existenţa oricărui dosar menţionat în inventar;
j) operează scăderile din evidenţe şi inventare a documentelor selecţionate sau predate la Direcţia Judeţeană a Arhivelor Naţionale Vaslui;
k) răspunde de exactitatea datelor extrase din documentele din arhivă şi de rezolvarea în termen a tuturor cererilor ce au ca obiect eliberarea unor acte pe baza documentelor existente, iar în cazul în care nu există documentul solicitat în arhivă se întocmeşte referat în acest sens; pentru solicitările care nu pot fi soluţionate se comunică răspuns în scris solicitantului;
l) constituie colecţiile de publicaţii achiziționate de consiliul judeţean;
m) respectă normele de prevenire şi stingere a incendiilor în depozitul arhivă;
n) asigură păstrarea secretului informaţiilor, datelor şi documentelor primite şi de care s-a luat cunoştinţă;
o) răspunde de securitatea dosarelor, registrelor şi a tuturor actelor existente în arhivă;
p) propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a documentelor arhivate;
3. Asigură pregătirea și buna desfăşurare a şedinţelor Consiliului Judeţean Vaslui:
a) convoacă în termen legal, la solicitarea președinților comisiilor de specialitate, membrii Consiliului Judeţean Vaslui, comunicând pe e-mail data, ora şi locul desfăşurării şedinţelor acestora, proiectul ordinii de zi și materialele înscrise pe proiectul ordinii de zi;
b) aduce la cunoştinţa cetăţenilor, prin publicare pe site-ul consiliului județean, ordinea de zi, data şi locul desfăşurării şedinţelor ;
c) pune la dispoziţia președintelui Consiliului Județean Vaslui materialele supuse dezbaterii şi adoptării;
d) transmite, la propunerea secretarului general al județului, proiectele de hotărâri ale consiliului județean însoțite de referatele de aprobare ale acestora și de alte documente de prezentare și de motivare, comunicând data de depunere a rapoartelor și a avizelor, astfel:
– compartimentelor de resort din cadrul aparatului de specialitate al consiliului județean în vederea analizării și întocmirii rapoartelor de specialitate;
– comisiilor de specialitate ale consiliului județean în vederea dezbaterii și întocmirii avizelor;
e) publică în format “pdf” editabil conținutul proiectelor de hotărâri, dispoziţiilor de convocare ale şedinţelor consiliului judeţean, dispozițiilor cu caracter normativ ale președintelui consiliului județean, hotărârilor adoptate de consiliul județean, proceselor-verbale și minutelor şedinţelor Consiliului Judeţean Vaslui pe site-ul instituţiei, sub îndrumarea secretarului general al județului ;
f) consemnează dezbaterile din cadrul acestora, întocmeşte procesul-verbal și minuta şedinţelor consiliului județean şi răspunde de ordonarea, păstrarea şi conservarea documentelor;
4. Gestionează hotărârile adoptate de Consiliul Județean Vaslui:
a) înregistrează şi ţine evidenţa hotărârilor adoptate de consiliul judeţean, precum și a proiectelor de hotărâri, în registre speciale, pe care le arhivează împreună cu documentaţia aferentă, conform legii;
b) comunică hotărârile adoptate de consiliul judeţean, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data adoptării, Instituţiei Prefectului – Județul Vaslui și persoanelor interesate;
c) aduce la cunoștință publică hotărârile normative adoptate de consiliul județean în termen de 5 zile de la data comunicării oficiale către prefect, sub semnătura secretarului general al judeţului;
d) scanează hotărârile adoptate de Consiliul Județean Vaslui în ordine cronologică în vederea constituirii arhivei electronice a consiliului județean;
5. Gestionează dispozițiile emise de președintele Consiliului Județean Vaslui:
a) înregistrează şi ţine evidenţa dispozițiilor emise de președintele consiliului judeţean, într-un registru special și le arhivează împreună cu documentaţia aferentă, conform legii;
b) comunică dispozițiile emise de președintele consiliului județean, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data emiterii, Instituţiei Prefectului – Județul Vaslui;
c) comunică dispoziţiile emise de preşedintele consiliului judeţean autorităţilor şi instituţiilor publice, precum şi persoanelor interesate, sub semnătura secretarului judeţului, în termenul prevăzut de lege;
d) aduce la cunoștință publică dispozițiile cu caracter normativ emise de președintele consiliului județean în termen de 5 zile de la data comunicării către prefect, sub semnătura secretarului general al judeţului;
e) scanează dispozițiile emise de președintele Consiliului Județean Vaslui în ordine cronologică în vederea constituirii arhivei electronice a consiliului județean;
6. Asigură respectarea prevederilor legale privind transparența decizională în administrația publică:
a) informează cetățenii cu privire la problemele de interes public care urmează să fie dezbătute de consiliul județean, precum și asupra proiectelor de hotărâri care interesează societatea civilă, cu respectarea prevederilor legale;
b) aduce la cunoştinţa cetăţenilor, prin presa locală ori prin mijloace de publicitate, ordinea de zi, data şi locul desfăşurării şedinţelor;
c) primește propunerile, sugestiile și opiniile persoanelor interesate cu privire la proiectele de acte normative;
d) întocmeşte minuta şedinţelor publice pe care o afișează la sediul consiliului judeţean şi o publică pe site-ul propriu al consiliului judeţean; e
e) întocmeşte Raportul anual privind transparenţa decizională în administraţia publică;
7. Asigură implementarea prevederilor legale privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice pentru aleșii locali:
a) primește și înregistrează declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese prin intermediul e-DAI, cu respectarea legislaţiei privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal, şi eliberează la depunere o dovadă de primire ;
b) îndeplinește formalităţile de înregistrare în e-DAI a aleșilor locali ;
c) verifică evidenţierea declaraţiilor de avere şi a declaraţiilor de interese în registre speciale cu caracter public, accesibile prin e-DAI, denumite Registrul declaraţiilor de avere şi Registrul declaraţiilor de interese ;
d) afişează şi menţine declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese, pe pagina de internet a instituţiei, în termen de cel mult 30 de zile de la primire, prin anonimizarea adresei imobilelor declarate, cu excepţia localitaţii unde sunt situate, adresei instituţiei care administrează activele financiare, a codului numeric personal, precum şi a semnăturii olografe;
e) păstrează declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese pe pagina de internet a instituţiei şi a Agenţiei pe toată durata exercitării funcţiei sau mandatului şi 3 ani după încetarea acestora şi le arhivează potrivit legii;
f) trimite către Agenţie, în vederea îndeplinirii atribuţiilor de evaluare, declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese depuse prin e-DAI, ỉ n termen de cel mult 10 zile de la primirea acestora;
g) generează prin intermediul e-DAI, după expirarea termenului de depunere, o listă cu persoanele care nu au depus declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese în acest termen şi informează de îndată aceste persoane, solicitându-le un punct de vedere în termen de 10 zile lucrătoare;
h) acordă consultanţă referitor la conţinutul şi aplicarea prevederilor legale privind completarea şi depunerea declaraţiilor de avere şi a declaraţiilor de interese;
i) transmite către Agenţie, până la data de 1 august a aceluiaşi an, o listă definitivă cu persoanele care nu au depus în termen sau au depus cu întârziere declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese, însoţită de punctele de vedere primite;
j) recomandă, în scris, pe bază de semnătură sau scrisoare recomandată, alesului local, rectificarea declaraţiei de avere și/sau declarației de interese, în termen de cel mult 30 de zile de la transmiterea recomandării, d acă în termen de 10 zile de la primirea declaraţiei de avere şi a declaraţiei de interese sesizează deficienţe în completarea acestora;
k) trimite de îndată Agenţiei Naţionale de Integritate, declaraţia de avere și/sau declarația de interese rectificată, împreună cu eventualele documente justificative, prin intermediul e-DAI;
8. Primeşte şi gestionează declaraţiile pe proprie răspundere ale preşedintelui, vicepreşedinţilor Consiliului Judeţean Vaslui, consilierilor județeni şi secretarului general al judeţului, care atestă că au avut sau nu calitatea de lucrător al Securităţii sau de colaborator al acesteia, conform legii, prin:
a) verificarea declaraţiilor pe propria răspundere, dacă au fost completate conform modelului prevăzut în anexa la O.U.G. nr.24/2008 privind accesul la propriul dosar şi deconspirarea Securitaţii, cu modificările şi completarile ulterioare;
trimiterea la Consiliul Naţional pentru Studierea Arhivelor Securitaţii, în termen de 30 de zile de la data alegerii sau numirii ỉ n func ţ ie, a listei persoanelor care au depus
b) declaraţii pe proprie răspundere, însoţită de declaraţiile pe proprie răspundere, în conformitate cu dispoziţiile art.5 alin.(4) din O.U.G. nr.24/2008;
9. Gestionează și monitorizează activitatea de soluționare a petițiilor:
a) primește, înregistrează, repartizează, soluţionează şi expediază răspunsurile la petiţiile adresate Consiliului Judeţean Vaslui, în termenul legal, cu respectarea prevederilor legale;
b) semestrial, întocmește un raport privind activitatea de soluționare a petițiilor, potrivit prevederilor legale;
10. Organizează activitatea de primire în audiență a cetățenilor de către preşedintele şi vicepreşedinţii Consiliului Judeţean Vaslui:
a) înscrie pe lista de audiențe persoanele ale căror probleme se încadrează în limitele competenţelor legale ale Consiliului Judeţean Vaslui şi urmăreşte rezolvarea acestora;
b) îndrumă cetățenii ale căror probleme generale sau specifice relației cu publicul nu sunt de competența consiliului județean, să se adreseze instituțiilor abilitate în acest sens;
11. Asigură respectarea prevederilor legale privind liberul acces la informațiile de interes public:
a) asigură accesul oricărei persoane fizice sau juridice la informaţiile de interes public comunicate din oficiu prin una din următoarele modalităţi: afişare pe pagina de internet proprie a consiliului județean, la sediul consiliului județean sau prin publicare în Monitorul Oficial al României sau în mijloacele de informare în masă sau în publicaţii proprii, consultarea formatului scris al informaţiilor de interes public comunicate din oficiu la sediul consiliului judeţean;
b) asigură accesul oricărei persoane fizice sau juridice la informaţii de interes public la cerere, formulată în scris sau verbal;
c) precizează solicitanţilor condiţiile şi formele în care are loc accesul la informaţiile publice şi poate furniza pe loc informaţiile solicitate dacă este posibil;
d) primeşte solicitările scrise cu privire la informaţiile de interes public şi verifică dacă acestea conţin elementele obligatorii prevăzute de lege;
e) identifică informaţia de interes public solicitată printr-o evaluare primară a acesteia în vederea stabilirii tipului de informaţie;
f) răspunde în scris la solicitarea informaţiilor de interes public în termen de 10 zile sau, după caz, în cel mult 30 de zile de la înregistrarea solicitării în funcţie de dificultatea, complexitatea, volumul lucrărilor documentare şi de urgenţa solicitării;
g) în cazul în care durata necesară pentru identificarea şi difuzarea informaţiei solicitate depăşeşte 10 zile, răspunsul va fi comunicat solicitantului în maximum 30 de zile, cu condiţia înştiinţării acestuia în scris despre acest fapt în termen de 10 zile;
h) asigură motivarea refuzului şi comunicarea acestuia către solicitant în termen de 5 zile de la primirea cererii, în cazul refuzului comunicării informaţiilor solicitate;
i) informează solicitantul, de îndată, dar nu mai târziu de 5 zile, în cazul în care informaţia solicitată este deja comunicată din oficiu, precum şi sursa unde informaţia poate fi găsită;
j) comunică informaţiile de interes public solicitate verbal în cadrul programului minim stabilit de preşedintele consiliului judeţean;
k) comunică imediat sau în cel mult 24 de ore, informațiile de interes public solicitate verbal de către mijloacele de informare în masă;
l) realizează copii de pe documentele deținute de Consiliul Județean Vaslui, dacă solicitarea de informații implică acest lucru, după ce solicitantul face dovada achitării taxelor stabilite pentru realizarea acestora;
m) pune gratuit la dispoziția persoanelor interesate formularele tip pentru cereri privind informațiile de interes public şi reclamații administrative;
n) întocmește Raportul anual privind accesul la informațiile de interes public cu respectarea elementelor componente prevăzute de lege, îl înaintează președintelui consiliului județean spre aprobare şi apoi asigură publicitatea acestuia;
12. Gestionează relațiile cu mass-media și monitorizează modul de prezentare a activității instituției de către presa scrisă și audio-vizuală, astfel :
a) popularizează prin mass-media principalele acţiuni organizate de consiliul judeţean şi preşedintele consiliului judeţean;
b) furnizează ziariştilor, prompt şi complet, orice informaţie de interes public care priveşte activitatea Consiliului Judeţean Vaslui;
c) acordă fără discriminare, în termen de cel mult două zile de la înregistrare, acreditarea ziariştilor şi a reprezentanţilor mijloacelor de informare în masă ;
d) informează în timp util şi asigură accesul ziariştilor la activităţile şi acţiunile de interes public organizate de consiliul judeţean;
e) difuzează comunicate, informări de presă, organizarea de conferinţe de presă și interviuri, periodic sau de fiecare dată când activitatea consiliului judeţean prezintă un interes public imediat;
f) difuzează ziariştilor dosare de presă legate de evenimente sau activităţi ale consiliului judeţean;
g) propune retragerea acreditării unui ziarist pentru fapte care împiedică desfășurarea normală a activității consiliului județean, asigurând organismului de presă posibilitatea obținerii acreditării pentru un alt ziarist;
h) asigură, în limita competenţelor acordate, legătura cu autorităţile publice locale din judeţ şi din ţară, precum şi cu compartimentele de specialitate din cadrul administraţiei publice centrale;
i) oferă informaţii privind modalităţile de obţinere a documentelor elaborate de compartimentele de specialitate din cadrul consiliului județean;
j) asigură servicii de prelucrare a documentelor necesare rezolvării problemelor ridicate de persoane fizice şi juridice;
k) oferă informaţii privind programul de audienţă a conducerii consiliului judeţean, programul de lucru cu publicul şi modul de contactare a personalului din cadrul aparatului de specialitate al consiliului județean;
l) oferă informaţii de interes public ce privesc instituţiile competente a soluţiona anumite probleme, adresa, programul de lucru, programul de audienţe şi modalităţile de contactare a cestora, în funcţie de relaţiile stabilite cu alte instituţii publice, organizaţii guvernamentale şi neguvernamentale reprezentate la nivel de judeţ;
m) pune la dispoziţia cetăţenilor informaţii cu privire la viaţa publică, agenda manifestărilor economice, culturale, sportive;
n) preia şi prelucrează propunerile cetăţenilor privind viaţa comunităţilor şi le prezintă preşedintelui consiliului judeţean;
o) propune necesarul de achiziţionare de servicii de publicitate în presa scrisă locală;
p) contribuie la formarea şi asigurarea unei bune imagini a instituţiei prin serviciile oferite, prin colaborările realizate cu partenerii în domeniul schimbului de informaţii;
13. Redactează, anual sau la cerere, rapoarte cu privire la modul de îndeplinire a atribuțiilor președintelui consiliului județean și a hotărârilor Consiliului Județean Vaslui prin realizarea unei sinteze a activităţii desfăşurate la nivelul compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui și al instituțiilor subordonate, punând accent pe realizările anului respectiv, comparativ cu anul precedent, noutăţile apărute, precum şi disfuncţionalităţile cu care acestea s-au confruntat;
14. Redactează anual un raport de activitate al Consiliului Județean Vaslui prin realizarea unei sinteze a activităţii desfăşurate la nivelul compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui și al instituțiilor subordonate, punând accent pe: misiunea și obiectivele care trebuiau atinse în anul prezentat, prin raportare la atribuţiile Consiliului Judeţean Vaslui; indici de performanţă, cu prezentarea gradului de realizare a acestora; prezentarea programelor desfăşurate la nivelul compartimentelor de specialitate/instituțiilor subordonate; raportarea cheltuielilor, defalcate pe programe; nerealizări, cu menţionarea cauzelor acestora; propuneri pentru remedierea deficienţelor;
15. Efectuează procedurile privind atribuirea sau schimbarea de denumiri pentru instituțiile și obiectivele de interes județean, potrivit legii;
16. Exercită atribuțiile cu caracter permanent ale Autorității Teritoriale de Ordine Publică a județului Vaslui, asigurând lucrările de secretariat ale activității desfășurate de autoritate în plen și în comisiile de lucru;
17. Formulează, la cerere, puncte de vedere cu privire la solicitările privind atestarea inventarului domeniului public al unităților administrativ-teritoriale din județ;
18. Administrează și gestionează infrastructura IT (rețea și sistem informatic) din cadrul consiliului județean:
a) analizează și propune îmbunătățirea fluxului informațional;
b) prezintă propuneri privind sistemul informatic şi asigură asistenţă de specialitate pentru achiziţionarea echipamentelor necesare, precum și pentru realizarea acelor documente complexe care necesită cunoştinţe de nivel superior în utilizarea calculatoarelor;
c) asigură buna funcționare a ecosistemului ConectX și relația operațională cu furnizorul platformei;
d) administrează și configurează utilizatorul/grupurile de utilizatori, adaugă sau modifică rolurile asociate în ecosistemul digital ConectX;
e) acordă sprijin utilizatorilor în stabilirea listei aplicaţiilor şi a priorităţilor în realizarea acestora la nivelul instituţiei (sau achiziţionarea de la terţi);
f) coordonează, îndrumă şi supraveghează activitatea de editare şi arhivare pe suport magnetic a documentelor din cadrul instituţiei;
g) creează, menţine, dezvoltă şi actualizează permanent pagina de internet a Consiliului Judeţean Vaslui, împreună cu celelalte compartimente din cadrul aparatului de specialitate al consiliului județean;
h) elaborează programe sau implementează programe achiziţionate de la terţi pentru activităţile din cadrul instituţiei;
i) răspunde de buna funcţionare a programelor elaborate în cadrul instituţiei sau de către terţi, depanând eventualele erori ale acestora;
j) răspunde de planificarea, instalarea şi operarea în cadrul reţelei;
k) asigură instalarea hardului şi softului pe staţiile de lucru, supraveghind, totodată, activitatea terţilor producători şi furnizori de echipamente (inclusiv soft de reţea), din faza de testări şi până la punerea definitivă în funcţiune;
l) analizează utilizarea eficientă a tehnicii de calcul și a tehnologiilor informatice în gestionarea datelor;
m) supraveghează toate modificările la server, cablare şi alte surse ale reţelei, asigurând capacităţi suficiente pentru aplicaţii noi;
n) instalează caracteristicile utilizatorilor, parolele, directoarele utilizatorilor şi drepturile de acces în reţea;
o) stabileşte procedurile de asigurare a securităţii datelor, planificând şi supraveghind salvarea regulată a datelor pe suport extern.
p) propune contractarea de lucrări de service pentru echipamentele din dotare;
q) instruieşte personalul asupra modului de întreţinere al echipamentelor de calcul şi controlează modul în care aceste instrucţiuni sunt respectate;
r) asigură schimbarea la timp a consumabilelor (toner, riboane, cartuşe), întocmind în acest sens necesarul anual;
s) supervizează elaborarea, implementarea și menținerea măsurilor de securitate din cadrul SIC_CJVS_SSv; elaborează și actualizează Regulamentul SIC_CJVS_SSv;
t) investighează incidentele de securitate; raportează orice anomalii referitoare la securitatea SIC_CJVS_SSv;
u) elaborează Procedurile Operaţionale de Securitate de la nivelul componentei proprii a SIC SIOCWEB;
v) furnizează utilizatorilor SIC_CJVS_SSv extrase din conținutul regulamentului în părțile ce-i privesc, pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu;
w) coordonează desfășurarea programului de pregătire și conștientizare a personalului SIC_CJVS_SSv, privind securitatea;
x) înregistrează documente și medii de stocare din cadrul SIC_CJVS_SSv;
y) asigură managementul și actualizarea conturilor utilizatorilor SIC_CJVS_SSv;
z) aplica măsurile cuprinse în Programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate, referitoare la managementul securităţii SIC SIOCWEB; asigură corecta aplicare a măsurilor de securitate fizică şi buna funcţionare a acestora la nivelul locaţiilor proprii în care sunt dispuse resursele SIC SIOCWEB; asigură verificarea periodică a integrităţii resurselor SIC SIOCWEB prin verificarea sigiliilor de securitate aplicate la nivelul acestora; Notifică SRI, imediat, cu privire la orice eveniment informatic sau incident de securitate survenit sau care este posibil a avea loc;
aa) aplică măsurile de control al accesului în locaţia terminalului propriu aferent SIC SIOCWEB şi la terminalul SIC SIOCWEB, potrivit Programului de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi Procedurilor Operaţionale de Securitate de la nivelul componentei proprii a SIC SIOCWEB;
bb) asigură, evidenţa şi actualizarea fişelor de pregătire individuală a persoanelor autorizate să acceseze informaţii clasificate naţionale şi a administratorului de securitate local/înlocuitor; monitorizeaza cererile de vizitare a locaţiei SIC SIOCWEB, coordonând toate activităţile aferente;
cc) realizează activități:
1. de furnizare a expertizei de specialitate și a asistenței practice în managementul sistemelor de baze de date și în utilizarea datelor informatice pentru a răspunde cerințelor sistemului informatic în orice moment al ciclului de viață, în conformitate cu criteriile de calitate definite;
2. de realizare a analizei în vederea definirii specificațiilor pentru construirea efectivă a sistemelor informatice, susceptibile să răspundă cerințelor utilizatorilor;
3. care combină aptitudinile analitice și de proiectare cu cunoștințe adecvate de tehnologie software și hardware, în vederea definirii, proiectării, realizării, testării, implementării și modificării sistemelor informatice ce conțin software ca principală componentă;
4. de adaptare și/sau de armonizare a soluțiilor hardware, software și a sistemelor de operare, precum și a aplicațiilor existente ori proiectate la necesitățile reale sau estimate ale utilizatorilor, în vederea îndeplinirii cerințelor privind satisfacerea gradului de solicitare (timpul de răspuns);
5. de coordonare a sistemelor de dezvoltare specifice aplicațiilor informatice majore, inclusiv coordonarea personalului și urmărirea cerințelor proiectelor (informații/date necesare, programare, analiză). Managerii de proiect dezvoltă, planifică, analizează, estimează și stabilesc prioritățile aferente componentelor ce urmează să fie realizate, precum și fazele și termenele de execuție a proiectelor;
6. de realizare a programelor pentru calculator, conform unor specificații predefinite, și asamblarea lor în sisteme coerente, inclusiv testarea în vederea asigurării conformității cu specificațiile;
7. care combină aptitudinile analitice și de proiectare bazate pe cunoștințe de specialitate cu cunoștințe în utilizarea instrumentelor software sau a limbajelor de programare, în vederea producerii și implementării unor soluții funcționale care să corespundă cerințelor predefinite ori unor necesități organizaționale;
8. care combină aptitudinile analitice și de proiectare cu cunoștințe adecvate de tehnologie software și hardware, în vederea definirii, proiectării, realizării, testării, implementării și modificării sistemelor informatice ce conțin software ca principală componentă;
9. de asigurare a suportului tehnic în realizarea programelor pentru calculator, conform unor specificații predefinite, și asamblarea lor în sisteme coerente, inclusiv testarea în vederea asigurării conformității cu specificațiile;
10. de asigurare a suportului tehnic pentru realizarea analizei în vederea definirii specificațiilor pentru construirea efectivă a sistemelor informatice, susceptibile să răspundă cerințelor utilizatorilor;
11. de analiză și evaluare a cerințelor pentru aplicațiile informatice existente sau noi și pentru sistemele de operare: proiectare, dezvoltare, testare și întreținere a soluțiilor software pentru satisfacerea acestor cerințe;
19. Îndeplineşte, potrivit legii, orice alte atribuţii încredinţate de conducerea Consiliului Județean Vaslui, precum și cele rezultate din legi și alte acte normative, în legătură cu sarcinile de serviciu.
(2) Serviciul Relații cu Publicul și Consilierii, Relații Mass-Media, Informare și Informatică este condus de șeful de serviciu care gestionează, sub directa coordonare a secretarului general al județului, problemele curente ale administrației publice județene, hotărârile adoptate de Consiliul Județean Vaslui și dispozițiile emise de președintele Consiliului Județean Vaslui și asigură activitatea de registratură și de arhivă, pregătirea şi buna desfăşurare a şedinţelor Consiliului Judeţean Vaslui, transparența decizională, implementarea prevederilor legale privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice pentru aleșii locali , reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor , activitatea de primire în audiență a cetățenilor de către conducerea Consiliului Judeţean Vaslui, îndeplinirea atribuțiilor prevăzute de lege privind liberul acces la informațiile de interes public, relațiile și informațiile cu publicul, efectuarea procedurilor privind atribuirea sau schimbarea de denumiri pentru instituțiile și obiectivele de interes județean, lucrările de secretariat ale activității desfășurate de Autoritatea Teritorială de Ordine Publică a județului Vaslui, precum și administrarea și gestionarea infrastructurii IT din cadrul consiliului județean .
(3) Obiectivele permanente ale Serviciului Relații Cu Publicul și Consilierii, Relații Mass-Media, Informare și Informatică sunt:
a) gestionarea activităților de registratură la nivelul Consiliului Județean Vaslui;
b) gestionarea corespunzătoare a depozitului arhivă al Consiliului Judeţean Vaslui;
c) pregătirea şi buna desfăşurare a şedinţelor Consiliului Judeţean Vaslui;
d) gestionarea hotărârilor adoptate de Consiliul Județean Vaslui;
e) gestionarea dispozițiilor emise de președintele Consiliului Județean Vaslui;
f) respectarea prevederilor legale privind transparența decizională în administrația publică;
g) implementarea prevederilor legale privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice pentru aleșii locali;
h) gestionarea declaraţiilor pe proprie răspundere ale preşedintelui, vicepreşedinţilor Consiliului Judeţean Vaslui, consilierilor județeni şi secretarului general al judeţului, care atestă că au avut sau nu calitatea de lucrător al Securităţii sau de colaborator al acesteia, conform legii;
i) primirea, înregistrarea, repartizarea, soluţionarea şi expedierea răspunsurilor la petiţiile adresate Consiliului Judeţean Vaslui, cu respectarea prevederilor legale;
j) organizarea activității de primire în audiență a cetățenilor de către preşedintele şi vicepreşedinţii Consiliului Judeţean Vaslui;
k) implementarea prevederilor legale privind liberul acces la informațiile de interes public;
l) informarea preşedintelui consiliului judeţean despre conţinutul articolelor şi al informaţiilor din mass-media referitoare la activitatea administraţiei publice;
m) redactarea de rapoarte cu privire la modul de îndeplinire a atribuțiilor președintelui consiliului județean și a hotărârilor Consiliului Județean Vaslui;
n) redactarea raportului de activitate al Consiliului Județean Vaslui;
o) efectuarea procedurilor privind atribuirea sau schimbarea de denumiri pentru instituțiile și obiectivele de interes județean;
p) asigurarea lucrărilor de secretariat ale activității desfășurate de Autoritatea Teritorială de Ordine Publică a județului Vaslui;
q) asigurarea de asistență tehnică de specialitate cu privire la atestarea inventarului domeniului public al unităților administrative-teritoriale din județ;
r) administrarea și gestionarea infrastructurii IT (rețea și sistem informatic) din cadrul consiliului județean.
(4) Serviciul Relații cu Publicul și Consilierii, Relații Mass-Media, Informare și Informatică exercită următoarele atribuții:
1. Gestionează activitățile de registratură la nivelul Consiliului Județean Vaslui:
a) primeşte şi înregistrează zilnic cu număr de lucrare în registrul electronic din sistemul digital Conectx corespondenţa primită în format fizic și cea transmisă pe cale electronică și o distribuie conducerii consiliului județean în vederea aplicării rezoluției;
b) urmăreşte circulaţia şi primirea corespondenţei de către compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al consiliului judeţean pe baza rezoluţiei celor în drept;
c) expediază cu celeritate prin poştă, pe bază de borderou de expediere, corespondenţa fizică transmisă de către compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Judeţean Vaslui;
d) ridică zilnic corespondenţa de la căsuţa poştală, o înregistrează în registrul electronic din sistemul digital Conectx și o distribuie conducerii consiliului județean în vederea aplicării rezoluției;
e) se îngrijeşte de întocmirea coletelor şi expedierea lor în cel mult 48 ore de la primire;
f) se îngrijeşte de ridicarea coletelor, de îndată după primirea înştiinţării;
g) difuzează corespondenţa primită în format fizic de la compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Judeţean Vaslui conform rezoluției;
h) gestionează timbrele, timbrează plicurile şi coletele în raport cu greutatea şi tarifele în vigoare, întocmind zilnic borderoul de predare a corespondenţei la poştă;
i) execută operațiuni de transport, predare și primire a corespondenței clasificate ce aparține Consiliului Județean Vaslui;
j) asigură confidenţialitatea informaţiilor şi datelor cuprinse în documentele înregistrate;
k) realizează activități în conformitate cu strategia de informatizare din cadrul instituției;
l) asigură legătura permanentă cu publicul;
m) asigură îndrumarea și consilierea cetățenilor privind solicitările acestora;
n) contribuie la promovarea imaginii instituției în relația cu cetățenii;
2. Gestionează depozitul arhivă al Consiliului Judeţean Vaslui:
a) asigură evidența, ordonarea, etichetarea, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în depozitul de arhivă, consultarea unor documente în condițiile legii;
b) eliberează copii după actele aflate în păstrare, pe baza solicitării primite și aprobate;
c) întocmeşte proiectul nomenclatoarelor, termenelor de păstrare şi a indicativului dosarelor pentru compartimentele de specialitate din cadrul Consiliului Judeţean Vaslui şi-l supune spre aprobare preşedintelui consiliului judeţean;
d) ţine evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozitul arhivă pe baza registrului întocmit conform legii;
e) ţine evidenţa documentelor date spre studii sau documentare compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate;
f) predă, anual, Direcţiei Judeţene a Arhivelor Naţionale sau la unităţile de colectare a materialelor refolosibile, documentele al căror termen de păstrare a expirat şi pentru care a fost aprobată selecţionarea, conform normelor legale în vigoare;
g) întocmeşte în cursul trimestrului I al fiecărui an planificarea preluării documentelor de arhivă constituite în anul anterior de compartimentele de specialitate ale consiliului județean;
h) primeşte documentele arhivistice din anul anterior de la compartimentele din aparatul de specialitate al Consiliului Judeţean Vaslui pe bază de inventar;
i) ţine la zi evidenţa întregii arhive şi răspunde de existenţa oricărui dosar menţionat în inventar;
j) operează scăderile din evidenţe şi inventare a documentelor selecţionate sau predate la Direcţia Judeţeană a Arhivelor Naţionale Vaslui;
k) răspunde de exactitatea datelor extrase din documentele din arhivă şi de rezolvarea în termen a tuturor cererilor ce au ca obiect eliberarea unor acte pe baza documentelor existente, iar în cazul în care nu există documentul solicitat în arhivă se întocmeşte referat în acest sens; pentru solicitările care nu pot fi soluţionate se comunică răspuns în scris solicitantului;
l) constituie colecţiile de publicaţii achiziționate de consiliul judeţean;
m) respectă normele de prevenire şi stingere a incendiilor în depozitul arhivă;
n) asigură păstrarea secretului informaţiilor, datelor şi documentelor primite şi de care s-a luat cunoştinţă;
o) răspunde de securitatea dosarelor, registrelor şi a tuturor actelor existente în arhivă;
p) propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a documentelor arhivate;
3. Asigură pregătirea și buna desfăşurare a şedinţelor Consiliului Judeţean Vaslui:
a) convoacă în termen legal, la solicitarea președinților comisiilor de specialitate, membrii Consiliului Judeţean Vaslui, comunicând pe e-mail data, ora şi locul desfăşurării şedinţelor acestora, proiectul ordinii de zi și materialele înscrise pe proiectul ordinii de zi;
b) aduce la cunoştinţa cetăţenilor, prin publicare pe site-ul consiliului județean, ordinea de zi, data şi locul desfăşurării şedinţelor ;
c) pune la dispoziţia președintelui Consiliului Județean Vaslui materialele supuse dezbaterii şi adoptării;
d) transmite, la propunerea secretarului general al județului, proiectele de hotărâri ale consiliului județean însoțite de referatele de aprobare ale acestora și de alte documente de prezentare și de motivare, comunicând data de depunere a rapoartelor și a avizelor, astfel:
– compartimentelor de resort din cadrul aparatului de specialitate al consiliului județean în vederea analizării și întocmirii rapoartelor de specialitate;
– comisiilor de specialitate ale consiliului județean în vederea dezbaterii și întocmirii avizelor;
e) publică în format “pdf” editabil conținutul proiectelor de hotărâri, dispoziţiilor de convocare ale şedinţelor consiliului judeţean, dispozițiilor cu caracter normativ ale președintelui consiliului județean, hotărârilor adoptate de consiliul județean, proceselor-verbale și minutelor şedinţelor Consiliului Judeţean Vaslui pe site-ul instituţiei, sub îndrumarea secretarului general al județului ;
f) consemnează dezbaterile din cadrul acestora, întocmeşte procesul-verbal și minuta şedinţelor consiliului județean şi răspunde de ordonarea, păstrarea şi conservarea documentelor;
4. Gestionează hotărârile adoptate de Consiliul Județean Vaslui:
a) înregistrează şi ţine evidenţa hotărârilor adoptate de consiliul judeţean, precum și a proiectelor de hotărâri, în registre speciale, pe care le arhivează împreună cu documentaţia aferentă, conform legii;
b) comunică hotărârile adoptate de consiliul judeţean, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data adoptării, Instituţiei Prefectului – Județul Vaslui și persoanelor interesate;
c) aduce la cunoștință publică hotărârile normative adoptate de consiliul județean în termen de 5 zile de la data comunicării oficiale către prefect, sub semnătura secretarului general al judeţului;
d) scanează hotărârile adoptate de Consiliul Județean Vaslui în ordine cronologică în vederea constituirii arhivei electronice a consiliului județean;
5. Gestionează dispozițiile emise de președintele Consiliului Județean Vaslui:
a) înregistrează şi ţine evidenţa dispozițiilor emise de președintele consiliului judeţean, într-un registru special și le arhivează împreună cu documentaţia aferentă, conform legii;
b) comunică dispozițiile emise de președintele consiliului județean, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data emiterii, Instituţiei Prefectului – Județul Vaslui;
c) comunică dispoziţiile emise de preşedintele consiliului judeţean autorităţilor şi instituţiilor publice, precum şi persoanelor interesate, sub semnătura secretarului judeţului, în termenul prevăzut de lege;
d) aduce la cunoștință publică dispozițiile cu caracter normativ emise de președintele consiliului județean în termen de 5 zile de la data comunicării către prefect, sub semnătura secretarului general al judeţului;
e) scanează dispozițiile emise de președintele Consiliului Județean Vaslui în ordine cronologică în vederea constituirii arhivei electronice a consiliului județean;
6. Asigură respectarea prevederilor legale privind transparența decizională în administrația publică:
a) informează cetățenii cu privire la problemele de interes public care urmează să fie dezbătute de consiliul județean, precum și asupra proiectelor de hotărâri care interesează societatea civilă, cu respectarea prevederilor legale;
b) aduce la cunoştinţa cetăţenilor, prin presa locală ori prin mijloace de publicitate, ordinea de zi, data şi locul desfăşurării şedinţelor;
c) primește propunerile, sugestiile și opiniile persoanelor interesate cu privire la proiectele de acte normative;
d) întocmeşte minuta şedinţelor publice pe care o afișează la sediul consiliului judeţean şi o publică pe site-ul propriu al consiliului judeţean; e
e) întocmeşte Raportul anual privind transparenţa decizională în administraţia publică;
7. Asigură implementarea prevederilor legale privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice pentru aleșii locali:
a) primește și înregistrează declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese prin intermediul e-DAI, cu respectarea legislaţiei privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal, şi eliberează la depunere o dovadă de primire ;
b) îndeplinește formalităţile de înregistrare în e-DAI a aleșilor locali ;
c) verifică evidenţierea declaraţiilor de avere şi a declaraţiilor de interese în registre speciale cu caracter public, accesibile prin e-DAI, denumite Registrul declaraţiilor de avere şi Registrul declaraţiilor de interese ;
d) afişează şi menţine declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese, pe pagina de internet a instituţiei, în termen de cel mult 30 de zile de la primire, prin anonimizarea adresei imobilelor declarate, cu excepţia localitaţii unde sunt situate, adresei instituţiei care administrează activele financiare, a codului numeric personal, precum şi a semnăturii olografe;
e) păstrează declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese pe pagina de internet a instituţiei şi a Agenţiei pe toată durata exercitării funcţiei sau mandatului şi 3 ani după încetarea acestora şi le arhivează potrivit legii;
f) trimite către Agenţie, în vederea îndeplinirii atribuţiilor de evaluare, declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese depuse prin e-DAI, ỉ n termen de cel mult 10 zile de la primirea acestora;
g) generează prin intermediul e-DAI, după expirarea termenului de depunere, o listă cu persoanele care nu au depus declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese în acest termen şi informează de îndată aceste persoane, solicitându-le un punct de vedere în termen de 10 zile lucrătoare;
h) acordă consultanţă referitor la conţinutul şi aplicarea prevederilor legale privind completarea şi depunerea declaraţiilor de avere şi a declaraţiilor de interese;
i) transmite către Agenţie, până la data de 1 august a aceluiaşi an, o listă definitivă cu persoanele care nu au depus în termen sau au depus cu întârziere declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese, însoţită de punctele de vedere primite;
j) recomandă, în scris, pe bază de semnătură sau scrisoare recomandată, alesului local, rectificarea declaraţiei de avere și/sau declarației de interese, în termen de cel mult 30 de zile de la transmiterea recomandării, d acă în termen de 10 zile de la primirea declaraţiei de avere şi a declaraţiei de interese sesizează deficienţe în completarea acestora;
k) trimite de îndată Agenţiei Naţionale de Integritate, declaraţia de avere și/sau declarația de interese rectificată, împreună cu eventualele documente justificative, prin intermediul e-DAI;
8. Primeşte şi gestionează declaraţiile pe proprie răspundere ale preşedintelui, vicepreşedinţilor Consiliului Judeţean Vaslui, consilierilor județeni şi secretarului general al judeţului, care atestă că au avut sau nu calitatea de lucrător al Securităţii sau de colaborator al acesteia, conform legii, prin:
a) verificarea declaraţiilor pe propria răspundere, dacă au fost completate conform modelului prevăzut în anexa la O.U.G. nr.24/2008 privind accesul la propriul dosar şi deconspirarea Securitaţii, cu modificările şi completarile ulterioare;
trimiterea la Consiliul Naţional pentru Studierea Arhivelor Securitaţii, în termen de 30 de zile de la data alegerii sau numirii ỉ n func ţ ie, a listei persoanelor care au depus
b) declaraţii pe proprie răspundere, însoţită de declaraţiile pe proprie răspundere, în conformitate cu dispoziţiile art.5 alin.(4) din O.U.G. nr.24/2008;
9. Gestionează și monitorizează activitatea de soluționare a petițiilor:
a) primește, înregistrează, repartizează, soluţionează şi expediază răspunsurile la petiţiile adresate Consiliului Judeţean Vaslui, în termenul legal, cu respectarea prevederilor legale;
b) semestrial, întocmește un raport privind activitatea de soluționare a petițiilor, potrivit prevederilor legale;
10. Organizează activitatea de primire în audiență a cetățenilor de către preşedintele şi vicepreşedinţii Consiliului Judeţean Vaslui:
a) înscrie pe lista de audiențe persoanele ale căror probleme se încadrează în limitele competenţelor legale ale Consiliului Judeţean Vaslui şi urmăreşte rezolvarea acestora;
b) îndrumă cetățenii ale căror probleme generale sau specifice relației cu publicul nu sunt de competența consiliului județean, să se adreseze instituțiilor abilitate în acest sens;
11. Asigură respectarea prevederilor legale privind liberul acces la informațiile de interes public:
a) asigură accesul oricărei persoane fizice sau juridice la informaţiile de interes public comunicate din oficiu prin una din următoarele modalităţi: afişare pe pagina de internet proprie a consiliului județean, la sediul consiliului județean sau prin publicare în Monitorul Oficial al României sau în mijloacele de informare în masă sau în publicaţii proprii, consultarea formatului scris al informaţiilor de interes public comunicate din oficiu la sediul consiliului judeţean;
b) asigură accesul oricărei persoane fizice sau juridice la informaţii de interes public la cerere, formulată în scris sau verbal;
c) precizează solicitanţilor condiţiile şi formele în care are loc accesul la informaţiile publice şi poate furniza pe loc informaţiile solicitate dacă este posibil;
d) primeşte solicitările scrise cu privire la informaţiile de interes public şi verifică dacă acestea conţin elementele obligatorii prevăzute de lege;
e) identifică informaţia de interes public solicitată printr-o evaluare primară a acesteia în vederea stabilirii tipului de informaţie;
f) răspunde în scris la solicitarea informaţiilor de interes public în termen de 10 zile sau, după caz, în cel mult 30 de zile de la înregistrarea solicitării în funcţie de dificultatea, complexitatea, volumul lucrărilor documentare şi de urgenţa solicitării;
g) în cazul în care durata necesară pentru identificarea şi difuzarea informaţiei solicitate depăşeşte 10 zile, răspunsul va fi comunicat solicitantului în maximum 30 de zile, cu condiţia înştiinţării acestuia în scris despre acest fapt în termen de 10 zile;
h) asigură motivarea refuzului şi comunicarea acestuia către solicitant în termen de 5 zile de la primirea cererii, în cazul refuzului comunicării informaţiilor solicitate;
i) informează solicitantul, de îndată, dar nu mai târziu de 5 zile, în cazul în care informaţia solicitată este deja comunicată din oficiu, precum şi sursa unde informaţia poate fi găsită;
j) comunică informaţiile de interes public solicitate verbal în cadrul programului minim stabilit de preşedintele consiliului judeţean;
k) comunică imediat sau în cel mult 24 de ore, informațiile de interes public solicitate verbal de către mijloacele de informare în masă;
l) realizează copii de pe documentele deținute de Consiliul Județean Vaslui, dacă solicitarea de informații implică acest lucru, după ce solicitantul face dovada achitării taxelor stabilite pentru realizarea acestora;
m) pune gratuit la dispoziția persoanelor interesate formularele tip pentru cereri privind informațiile de interes public şi reclamații administrative;
n) întocmește Raportul anual privind accesul la informațiile de interes public cu respectarea elementelor componente prevăzute de lege, îl înaintează președintelui consiliului județean spre aprobare şi apoi asigură publicitatea acestuia;
12. Gestionează relațiile cu mass-media și monitorizează modul de prezentare a activității instituției de către presa scrisă și audio-vizuală, astfel :
a) popularizează prin mass-media principalele acţiuni organizate de consiliul judeţean şi preşedintele consiliului judeţean;
b) furnizează ziariştilor, prompt şi complet, orice informaţie de interes public care priveşte activitatea Consiliului Judeţean Vaslui;
c) acordă fără discriminare, în termen de cel mult două zile de la înregistrare, acreditarea ziariştilor şi a reprezentanţilor mijloacelor de informare în masă ;
d) informează în timp util şi asigură accesul ziariştilor la activităţile şi acţiunile de interes public organizate de consiliul judeţean;
e) difuzează comunicate, informări de presă, organizarea de conferinţe de presă și interviuri, periodic sau de fiecare dată când activitatea consiliului judeţean prezintă un interes public imediat;
f) difuzează ziariştilor dosare de presă legate de evenimente sau activităţi ale consiliului judeţean;
g) propune retragerea acreditării unui ziarist pentru fapte care împiedică desfășurarea normală a activității consiliului județean, asigurând organismului de presă posibilitatea obținerii acreditării pentru un alt ziarist;
h) asigură, în limita competenţelor acordate, legătura cu autorităţile publice locale din judeţ şi din ţară, precum şi cu compartimentele de specialitate din cadrul administraţiei publice centrale;
i) oferă informaţii privind modalităţile de obţinere a documentelor elaborate de compartimentele de specialitate din cadrul consiliului județean;
j) asigură servicii de prelucrare a documentelor necesare rezolvării problemelor ridicate de persoane fizice şi juridice;
k) oferă informaţii privind programul de audienţă a conducerii consiliului judeţean, programul de lucru cu publicul şi modul de contactare a personalului din cadrul aparatului de specialitate al consiliului județean;
l) oferă informaţii de interes public ce privesc instituţiile competente a soluţiona anumite probleme, adresa, programul de lucru, programul de audienţe şi modalităţile de contactare a cestora, în funcţie de relaţiile stabilite cu alte instituţii publice, organizaţii guvernamentale şi neguvernamentale reprezentate la nivel de judeţ;
m) pune la dispoziţia cetăţenilor informaţii cu privire la viaţa publică, agenda manifestărilor economice, culturale, sportive;
n) preia şi prelucrează propunerile cetăţenilor privind viaţa comunităţilor şi le prezintă preşedintelui consiliului judeţean;
o) propune necesarul de achiziţionare de servicii de publicitate în presa scrisă locală;
p) contribuie la formarea şi asigurarea unei bune imagini a instituţiei prin serviciile oferite, prin colaborările realizate cu partenerii în domeniul schimbului de informaţii;
13. Redactează, anual sau la cerere, rapoarte cu privire la modul de îndeplinire a atribuțiilor președintelui consiliului județean și a hotărârilor Consiliului Județean Vaslui prin realizarea unei sinteze a activităţii desfăşurate la nivelul compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui și al instituțiilor subordonate, punând accent pe realizările anului respectiv, comparativ cu anul precedent, noutăţile apărute, precum şi disfuncţionalităţile cu care acestea s-au confruntat;
14. Redactează anual un raport de activitate al Consiliului Județean Vaslui prin realizarea unei sinteze a activităţii desfăşurate la nivelul compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui și al instituțiilor subordonate, punând accent pe: misiunea și obiectivele care trebuiau atinse în anul prezentat, prin raportare la atribuţiile Consiliului Judeţean Vaslui; indici de performanţă, cu prezentarea gradului de realizare a acestora; prezentarea programelor desfăşurate la nivelul compartimentelor de specialitate/instituțiilor subordonate; raportarea cheltuielilor, defalcate pe programe; nerealizări, cu menţionarea cauzelor acestora; propuneri pentru remedierea deficienţelor;
15. Efectuează procedurile privind atribuirea sau schimbarea de denumiri pentru instituțiile și obiectivele de interes județean, potrivit legii;
16. Exercită atribuțiile cu caracter permanent ale Autorității Teritoriale de Ordine Publică a județului Vaslui, asigurând lucrările de secretariat ale activității desfășurate de autoritate în plen și în comisiile de lucru;
17. Formulează, la cerere, puncte de vedere cu privire la solicitările privind atestarea inventarului domeniului public al unităților administrativ-teritoriale din județ;
18. Administrează și gestionează infrastructura IT (rețea și sistem informatic) din cadrul consiliului județean:
a) analizează și propune îmbunătățirea fluxului informațional;
b) prezintă propuneri privind sistemul informatic şi asigură asistenţă de specialitate pentru achiziţionarea echipamentelor necesare, precum și pentru realizarea acelor documente complexe care necesită cunoştinţe de nivel superior în utilizarea calculatoarelor;
c) asigură buna funcționare a ecosistemului ConectX și relația operațională cu furnizorul platformei;
d) administrează și configurează utilizatorul/grupurile de utilizatori, adaugă sau modifică rolurile asociate în ecosistemul digital ConectX;
e) acordă sprijin utilizatorilor în stabilirea listei aplicaţiilor şi a priorităţilor în realizarea acestora la nivelul instituţiei (sau achiziţionarea de la terţi);
f) coordonează, îndrumă şi supraveghează activitatea de editare şi arhivare pe suport magnetic a documentelor din cadrul instituţiei;
g) creează, menţine, dezvoltă şi actualizează permanent pagina de internet a Consiliului Judeţean Vaslui, împreună cu celelalte compartimente din cadrul aparatului de specialitate al consiliului județean;
h) elaborează programe sau implementează programe achiziţionate de la terţi pentru activităţile din cadrul instituţiei;
i) răspunde de buna funcţionare a programelor elaborate în cadrul instituţiei sau de către terţi, depanând eventualele erori ale acestora;
j) răspunde de planificarea, instalarea şi operarea în cadrul reţelei;
k) asigură instalarea hardului şi softului pe staţiile de lucru, supraveghind, totodată, activitatea terţilor producători şi furnizori de echipamente (inclusiv soft de reţea), din faza de testări şi până la punerea definitivă în funcţiune;
l) analizează utilizarea eficientă a tehnicii de calcul și a tehnologiilor informatice în gestionarea datelor;
m) supraveghează toate modificările la server, cablare şi alte surse ale reţelei, asigurând capacităţi suficiente pentru aplicaţii noi;
n) instalează caracteristicile utilizatorilor, parolele, directoarele utilizatorilor şi drepturile de acces în reţea;
o) stabileşte procedurile de asigurare a securităţii datelor, planificând şi supraveghind salvarea regulată a datelor pe suport extern.
p) propune contractarea de lucrări de service pentru echipamentele din dotare;
q) instruieşte personalul asupra modului de întreţinere al echipamentelor de calcul şi controlează modul în care aceste instrucţiuni sunt respectate;
r) asigură schimbarea la timp a consumabilelor (toner, riboane, cartuşe), întocmind în acest sens necesarul anual;
s) supervizează elaborarea, implementarea și menținerea măsurilor de securitate din cadrul SIC_CJVS_SSv; elaborează și actualizează Regulamentul SIC_CJVS_SSv;
t) investighează incidentele de securitate; raportează orice anomalii referitoare la securitatea SIC_CJVS_SSv;
u) elaborează Procedurile Operaţionale de Securitate de la nivelul componentei proprii a SIC SIOCWEB;
v) furnizează utilizatorilor SIC_CJVS_SSv extrase din conținutul regulamentului în părțile ce-i privesc, pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu;
w) coordonează desfășurarea programului de pregătire și conștientizare a personalului SIC_CJVS_SSv, privind securitatea;
x) înregistrează documente și medii de stocare din cadrul SIC_CJVS_SSv;
y) asigură managementul și actualizarea conturilor utilizatorilor SIC_CJVS_SSv;
z) aplica măsurile cuprinse în Programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate, referitoare la managementul securităţii SIC SIOCWEB; asigură corecta aplicare a măsurilor de securitate fizică şi buna funcţionare a acestora la nivelul locaţiilor proprii în care sunt dispuse resursele SIC SIOCWEB; asigură verificarea periodică a integrităţii resurselor SIC SIOCWEB prin verificarea sigiliilor de securitate aplicate la nivelul acestora; Notifică SRI, imediat, cu privire la orice eveniment informatic sau incident de securitate survenit sau care este posibil a avea loc;
aa) aplică măsurile de control al accesului în locaţia terminalului propriu aferent SIC SIOCWEB şi la terminalul SIC SIOCWEB, potrivit Programului de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi Procedurilor Operaţionale de Securitate de la nivelul componentei proprii a SIC SIOCWEB;
bb) asigură, evidenţa şi actualizarea fişelor de pregătire individuală a persoanelor autorizate să acceseze informaţii clasificate naţionale şi a administratorului de securitate local/înlocuitor; monitorizeaza cererile de vizitare a locaţiei SIC SIOCWEB, coordonând toate activităţile aferente;
cc) realizează activități:
1. de furnizare a expertizei de specialitate și a asistenței practice în managementul sistemelor de baze de date și în utilizarea datelor informatice pentru a răspunde cerințelor sistemului informatic în orice moment al ciclului de viață, în conformitate cu criteriile de calitate definite;
2. de realizare a analizei în vederea definirii specificațiilor pentru construirea efectivă a sistemelor informatice, susceptibile să răspundă cerințelor utilizatorilor;
3. care combină aptitudinile analitice și de proiectare cu cunoștințe adecvate de tehnologie software și hardware, în vederea definirii, proiectării, realizării, testării, implementării și modificării sistemelor informatice ce conțin software ca principală componentă;
4. de adaptare și/sau de armonizare a soluțiilor hardware, software și a sistemelor de operare, precum și a aplicațiilor existente ori proiectate la necesitățile reale sau estimate ale utilizatorilor, în vederea îndeplinirii cerințelor privind satisfacerea gradului de solicitare (timpul de răspuns);
5. de coordonare a sistemelor de dezvoltare specifice aplicațiilor informatice majore, inclusiv coordonarea personalului și urmărirea cerințelor proiectelor (informații/date necesare, programare, analiză). Managerii de proiect dezvoltă, planifică, analizează, estimează și stabilesc prioritățile aferente componentelor ce urmează să fie realizate, precum și fazele și termenele de execuție a proiectelor;
6. de realizare a programelor pentru calculator, conform unor specificații predefinite, și asamblarea lor în sisteme coerente, inclusiv testarea în vederea asigurării conformității cu specificațiile;
7. care combină aptitudinile analitice și de proiectare bazate pe cunoștințe de specialitate cu cunoștințe în utilizarea instrumentelor software sau a limbajelor de programare, în vederea producerii și implementării unor soluții funcționale care să corespundă cerințelor predefinite ori unor necesități organizaționale;
8. care combină aptitudinile analitice și de proiectare cu cunoștințe adecvate de tehnologie software și hardware, în vederea definirii, proiectării, realizării, testării, implementării și modificării sistemelor informatice ce conțin software ca principală componentă;
9. de asigurare a suportului tehnic în realizarea programelor pentru calculator, conform unor specificații predefinite, și asamblarea lor în sisteme coerente, inclusiv testarea în vederea asigurării conformității cu specificațiile;
10. de asigurare a suportului tehnic pentru realizarea analizei în vederea definirii specificațiilor pentru construirea efectivă a sistemelor informatice, susceptibile să răspundă cerințelor utilizatorilor;
11. de analiză și evaluare a cerințelor pentru aplicațiile informatice existente sau noi și pentru sistemele de operare: proiectare, dezvoltare, testare și întreținere a soluțiilor software pentru satisfacerea acestor cerințe;
19. Îndeplineşte, potrivit legii, orice alte atribuţii încredinţate de conducerea Consiliului Județean Vaslui, precum și cele rezultate din legi și alte acte normative, în legătură cu sarcinile de serviciu.
Last modified: septembrie 4, 2024
