R E G U L A M E N T
de organizare şi funcţionare al aparatului de specialitate
al
Consiliului judeţean Vaslui
TITLUL I – DISPOZIŢII GENERALE
CAPITOLUL I
Dispoziții generale privind Regulamentul de organizare şi funcţionare al aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui
Art.1. – (1) În conformitate cu prevederile art.173 alin.(1) lit.a) și alin.(2) lit.c) din Ordonanța de urgență nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, consiliul județean îndeplinește atribuții privind organizarea și funcționarea aparatului de specialitate al acestuia, sens în care aprobă, la propunerea președintelui consiliului județean, organigrama, statul de funcții și regulamentul de organizare și funcționare a aparatului de specialitate.
(2) Dispoziţiile prezentului Regulament de organizare şi funcţionare, denumit în continuare Regulament, se aplică personalului din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui (funcționari publici și personal contractual), denumit în continuare aparat de specialitate.
(3) Aparatul de specialitate reprezintă totalitatea compartimentelor funcționale fără personalitate juridică, de la nivelul județului, precum și secretarul general al județului.
(4) Compartimentul funcțional reprezintă structura funcțională constituită în cadrul aparatului de specialitate al consiliului județean, fără personalitate juridică, formată din persoane cu atribuții și sarcini relativ stabile, subordonate unei autorități unice.
(5) O rganigrama reprezintă structură unitară, redată sub forma unei diagrame logice, prin care se sistematizează şi se concentrează modul de organizare a tuturor resurselor umane de la nivelul consiliului județean, redând schematic detaliile cu privire la raporturile ierarhice de subordonare/supraordonare, precum şi raporturile de colaborare.
(6) Potrivit organigramei, aparatul de specialitate al consiliului județean cuprinde compartimente funcționale organizate la nivel de direcții, servicii și compartimente independente.
(7) Prezentul Regulament este instrumentul de reglementare și de management care vizează funcțiile și atribuțiile compartimentelor funcționale din cadrul aparatului de specialitate, servind atât personalului din aparatul de specialitate, cât și altor părți interesate.
(8) Regulamentul reprezintă o concentrare a atribuțiilor și activităților funcțiilor de conducere și a compartimentelor funcționale, care, ulterior, vor fi detaliate în fișele de post, precum și în procedurile formalizate pe procese și/sau activități elaborate în cadrul sistemului de control intern managerial, în vederea îndeplinirii obiectivelor Consiliului Județean Vaslui în condiții de regularitate, eficacitate, economicitate și eficiență.
(9) Prezentul Regulament cuprinde norme care privesc organizarea, funcționarea și atribuțiile generale și specifice, responsabilitățile structurilor funcționale din cadrul aparatului de specialitate, ale funcțiilor de conducere, el fiind elaborat în baza propunerilor acestora.
(10) Dispoziţiile prezentului Regulament sunt elaborate în temeiul legislaţiei incidente cu privire la organizarea, funcţionarea, atribuţiile, competențele și responsabilitățile Consiliului Județean Vaslui, legislație care are prioritate în aplicare, iar documentele subsecvente emise în aplicarea Regulamentului (fișe de post, proceduri formalizate etc.) vor fi elaborate în conformitate cu legislația aplicabilă la momentul elaborării acestora.
(11) Fiecare structură funcțională din cadrul aparatului de specialitate răspunde de punerea în aplicare a atribuțiilor prevăzute de legislaţia aplicabilă domeniului de competență respectiv, care nu au fost cuprinse în prezentul Regulament.
(12) În cazul intervenţiei unor evenimente legislative cu privire la legislația care a stat la baza elaborării prezentului Regulament, documentele subsecvente emise în aplicarea Regulamentului, vor fi modificate și/sau completate ca urmare a modificărilor legislative în cauză.
Art.3. – (1) Misiunea aparatului de specialitate privește:
a) funcţionarea conformă cu legislaţia în vigoare;
b) îmbunătăţirea transparenței actului decizional;
c) realizarea unor procese şi activităţi fundamentate şi ținute sub control;
d) birocrația eficace și orientată spre cerințele publicului;
e) creșterea eficacității şi calităţii muncii administrative;
f) descurajarea posibilităților de corupere a sistemului şi a angajaţilor;
g) asigurarea integrității, imparțialității şi eficacității personalului.
(2) Realizarea misiunii precizate la alin.(1) se face prin dezvoltarea Sistemului de control intern managerial și a Sistemului de management al calității, în conformitate cu legislația incidentă.
Art.4. – În vederea realizării rolului și a misiunii sale, aparatul de specialitate îndeplineşte următoarele atribuţii generale:
a) punerea în aplicare a legilor şi a celorlalte acte normative, a hotărârilor adoptate de Consiliul Județean Vaslui şi a dispoziţiilor emise de preşedintele acestuia;
b) elaborarea și avizarea de legalitate a proiectelor de acte administrative, precum şi fundamentarea tehnică, economică și juridică a acestora și a altor acte juridice încheiate de Județul Vaslui și/sau Consiliul Județean Vaslui în exercitarea competențelor legale sau cu privire la administrarea bunurilor ce aparțin domeniului public sau privat al unității administrativ-teritoriale;
c) elaborarea documentelor (studii, analize, informări, propuneri, rapoarte etc.) pe care se fundamentează procesul decizional din cadrul Consiliul Județean Vaslui;
d) elaborarea și implementarea proiectelor politicilor şi strategiilor, a programelor, a studiilor, analizelor şi statisticilor necesare realizării şi implementării politicilor publice, precum şi a documentaţiei necesare executării actelor normative, în vederea realizării competenţelor autorităţii publice;
e) realizarea de activităţi şi acțiuni, precum şi elaborarea de propuneri și măsuri pentru implementarea strategiilor și planurilor de acțiune incidente fiecărui domeniu de activitate;
f) acordarea, la cererea instituțiilor/serviciilor publice din subordinea Consiliului Județean Vaslui sau a autorităţilor administraţiei publice locale din judeţ, de asistenţă juridică, economică, tehnică şi în alte domenii specifice de specialitate;
g) exercitarea de activităţi de îndrumare, consiliere, audit şi control, conform prevederilor legale în vigoare şi în condiţiile prezentului Regulament;
h) asigurarea, în conformitate cu dispoziţiile legale, a unui serviciu stabil, profesionist, transparent şi eficient în interesul cetăţenilor, precum şi al autorităţii administraţiei publice;
i) gestionarea resurselor umane şi a resurselor financiare;
j) colectarea creanţelor bugetare;
k) reprezentarea intereselor autorităţii publice în raporturile acesteia cu persoane fizice şi juridice de drept public sau privat, din ţară şi din străinătate, în limita competenţelor stabilite de președintele Consiliului Județean Vaslui, precum şi reprezentarea în justiţie a autorităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea;
l) realizarea de activităţi în conformitate cu strategia de informatizare a administraţiei publice.
Art.5. – Personalul din cadrul aparatului de specialitate are următoarele responsabilități generale:
a) asigură cunoaşterea, însușirea, aplicarea și respectarea legislaţiei și a reglementărilor specifice domeniului de activitate cu privire la atribuțiile, acţiunile, activităţile, procesele de muncă și sarcinile specifice postului ocupat;
b) exercită atribuţiile stabilite în acte normative, reglementări, standarde, normative, instrucțiuni, metodologii, proceduri, acte administrative, fişa postului etc.;
c) realizează, la timp şi întocmai, activitățile, acțiunile, atribuţiile sau sarcinile ce-i revin și raportează asupra modului de realizare a acestora;
d) răspunde, potrivit dispoziţiilor legale, de corectitudinea şi exactitatea datelor, informaţiilor şi măsurilor incluse, respectiv propuse, în documentele întocmite;
e) întocmește răspunsuri la cereri, petiții, plângeri, reclamații și adrese repartizate, asigură transmiterea răspunsului către persoanele fizice sau juridice solicitante;
f) se documentează, elaborează și fundamentează tehnic, economic sau juridic proiectele de acte administrative și actele juridice ale unității administrativ- teritoriale/consiliului județean/președintelui Consiliului Județean Vaslui;
g) întocmește rapoartele prevăzute de lege; avizează și/sau contrasemnează actele administrative și actele juridice emise în exercitarea atribuțiilor specifice de serviciu;
h) fundamentează tehnic, economic sau juridic refuzul de a semna, respectiv de a contrasemna ori aviza actele administrative sau actele juridice pe care le consideră nelegale;
i) îndeplinește îndatoririle de serviciu cu profesionalism, imparțialitate, loialitate, corectitudine şi în mod conștiincios, cu obligaţia de a se abţine de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii autorității;
j) păstrează secretul de serviciu, datele şi informaţiile cu caracter confidenţial deţinute sau la care are acces ca urmare a exercitării atribuţiilor de serviciu;
k) respectă Codul de Conduită, Etică Profesională și Integritate al Funcţionarilor Publici și al Personalul Contractual din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui;
l) adoptă o ţinută morală în relaţiile cu colegii de serviciu, cât şi în relaţiile profesionale cu persoanele din afara instituției;
m) răspunde de înregistrarea, evidența și păstrarea documentelor de lucru, precum și de baza tehnico-materială din dotarea autorității;
n) propune documente tipizate şi proceduri de uz intern pentru activitatea compartimentului sau a autorităţii, în general;
o) semnalează conducerii structurii funcționale din care face parte orice probleme deosebite legate de activitatea acesteia, despre care ia cunoştinţă în timpul îndeplinirii sarcinilor sau în afara acestora;
p) propune măsuri pentru prevenirea, înlăturarea şi sancţionarea nerespectării prevederilor legale care reglementează domeniul de activitate al compartimentului din care face parte;
q) semnează documentele pe care le întocmeşte;
r) gestionează documentele specifice elaborate în format letric și efectuează operațiunile necesare în programul informatic de înregistrare a corespondenței;
s) respectă prevederile legale cu privire la prelucrarea și protejarea datelor cu caracter personal;
t) respectă prevederile legale cu privire la implementarea standardelor de control intern managerial, conform legislației în vigoare;
u) furnizează datele cu caracter personal necesare întocmirii dosarelor profesionale şi a dosarelor personale, precum şi actualizarea acestora, când este cazul;
v) eliberează copii certificate pentru conformitate cu exemplarul original al documentelor deținute, precum și copii certificate pentru conformitate cu exemplarul documentelor deținute, în cazul în care acestea nu sunt originale;
w) elaborează proiecte de hotărâri/dispoziţii în domeniul de competenţă al compartimentului de resort;
x) elaborează rapoartele de specialitate ale compartimentelor de resort la proiectele de hotărâre înregistrate, ţinând cont de obiectul şi domeniul reglementat prin acestea, cu respectarea termenelor stabilite în acest sens de către secretarul general al județului, dar nu mai târziu de 30 de zile de la înregistrarea proiectelor de hotărâre propuse a fi înscrise pe proiectul ordinii de zi a consiliului județean, respectiv în termen de cel mult 3 zile de la înregistrarea proiectelor de hotărâre propuse a fi înscrise pe proiectul ordinii de zi ședințelor extraordinare;
y) participă la ședințele de lucru ale comisiilor de specialitate ale Consiliului Județean Vaslui la care este invitat și comunică datele și informațiile solicitate de consilierii județeni, în funcţie de natura problemei avute în dezbatere;
z) comunică compartimentului de specialitate necesitatea promovării acțiunilor de chemare în judecată și pune la dispoziția acestuia date, informaţii, documente justificative pentru fundamentarea cererii de chemare în judecată (contracte, acte financiar-contabile, hotărâri ale consiliului judeţean, dispoziţii ale preşedintelui, documentaţii tehnice, etc.);
aa) comunică compartimentului de specialitate date, informaţii, documente justificative deținute în domeniul specific de activitate pentru fundamentarea apărării în termenele stabilite de instanțele judecătorești și întocmește note de fundamentare în vederea apărării intereselor Județului Vaslui, Consiliului Județean Vaslui/președintelui Consiliului Județean Vaslui;
bb) aplică și duce la îndeplinire hotărârile Consiliului Județean Vaslui și dispozițiile președintelui Consiliului Județean Vaslui, care le sunt comunicate;
cc) furnizează date și informații care urmează să fie publicate pe site-ul autorității, prin intermediul structurii din cadrul consiliului județean cu atribuții în acest sens;
dd) asigură păstrarea în bune condiţii a lucrărilor elaborate sau rezolvate și predarea acestora la arhivă;
ee) efectuează controalele medicale proprii (periodic şi la schimbarea postului, a locului de muncă sau a condiţiilor în care îşi desfăşoară activitatea, în alte condiţii stabilite de medicul de medicina muncii), certificate prin fişa de aptitudine în muncă;
ff) participă la instruirea periodică şi suplimentară în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, îşi însuşește şi respectă cu stricteţe prevederile legislaţiei de securitate şi sănătate în muncă şi măsurile stabilite pentru prevenirea producerii accidentelor de muncă şi/sau a îmbolnăvirilor profesionale;
gg) urmează programele de perfecționare profesională, conform prevederilor legale.
Art.6. – (1) Întocmirea rapoartelor și a altor documente de fundamentare, avizarea sau contrasemnarea pentru legalitate și semnarea documentelor de fundamentare a actelor administrative și a actelor juridice angajează, în condiţiile legii, răspunderea administrativă, civilă sau penală, după caz, a semnatarilor, în cazul încălcării legii, în raport cu atribuțiile specifice.
(2) Hotărârile Consiliului Județean Vaslui și dispozițiile președintelui Consiliului Județean Vaslui adoptate, respectiv emise, fără a fi fundamentate din punct de vedere tehnic și al legalităţii ori contrasemnate sau avizate, după caz, pentru legalitate produc efecte juridice depline, iar în cazul producerii unor consecinţe vătămătoare este angajată exclusiv răspunderea juridică a autorității executive sau a autorității deliberative, după caz, în condițiile legii.
Art.7. – (1) Structurile organizatorice din cadrul aparatului de specialitate asigură funcționalitatea acestuia pe coordonatele stabilite de locul, rolul, funcțiile și atribuțiile încredințate consiliului județean prin actele normative în vigoare, prin activități specifice.
(2) Activitățile profesionale desfășurate de către personalul din cadrul aparatului de specialitate se realizează prin următoarele atribuții generale:
a) elaborarea şi implementarea procedurilor formalizate/instrucţiunilor de lucru/manualelor în cadrul Sistemului de control intern managerial proiectat şi implementat la nivelul Consiliului Județean Vaslui;
b) elaborarea şi înaintarea anuală, conform prevederilor legislative în vigoare, la nivel de compartiment: a raportului de activitate, a chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, a rapoartelor de evaluare a performanțelor profesionale individuale și a celor referitoare la necesarul de formare profesională, a propunerilor pentru proiectul de buget local, a propunerilor pentru întocmirea programului de achiziții publice și alte asemenea documente prevăzute de legislația în vigoarea și/sau solicitate în baza procedurilor interne;
c) întocmirea şi prezentarea rapoartelor solicitate, împreună cu documentele justificative aferente, organelor de control;
d) analizarea documentelor elaborate de către instituțiile cu rol de reglementare și control în domeniul de activitate specific și asigurarea preluării reglementărilor, recomandărilor, măsurilor, procedurilor, strategiilor, instrucțiunilor elaborate;
e) colaborarea cu celelalte compartimente din cadrul aparatului de specialitate, pentru soluționarea sarcinilor profesionale care necesită soluționare în cooperare sau colaborare pentru buna desfășurare a proceselor de muncă;
f) elaborarea necesităţilor specifice domeniului de activitate în vederea elaborării Strategiei anuale de achiziții publice şi al Programului anual al achiziţiilor publice şi transmiterea acestora către compartimentul de specialitate;
g) elaborarea referatelor de necesitate cu descrierea justificării pentru achizițiile pe care le solicită și a caietelor de sarcini corespunzătoare în domeniul lor de competență, pe care le supune avizării și aprobării potrivit competențelor specifice;
h) participarea împreună cu compartimentul de specialitate la derularea procedurilor de atribuire, de achiziţii de produse, servicii sau lucrări și participarea în comisiile de evaluare, pentru necesităţile domeniului de activitate al compartimentului inițiator potrivit legislaţiei în vigoare;
i) participarea în comisii, comitete, grupuri și echipe de lucru constituite în interiorul autorității sau în cadrul altor autorităţi/instituţii publice și entități, în baza unor prevederi legale sau a mandatului primit din partea coordonatorului activității sau a Președintelui Consiliului Județean Vaslui;
j) soluționarea sarcinilor profesionale din competență și/sau dispuse de personalul ierarhic cu funcții de conducere, precum și răspunderea cu privire la calitatea, volumul și termenele la care sunt solicitate a fi rezolvate;
k) monitorizarea contractelor/comenzilor inițiate, urmărirea încadrării plăților în prevederile contractelor/comenzilor, inclusiv prin desemnarea unei persoane responsabile, precum și constituirea comisiilor de recepție din cadrul structurii care gestionează derularea contractelor;
l) avizarea operațiunilor supuse angajării, lichidării şi ordonanţării cheltuielilor;
m) realizarea unei bune gestiuni financiare, prin asigurarea legalităţii, regularităţii, economicităţii, eficacităţii şi eficienţei în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public;
n) fundamentarea necesarului de fonduri de la bugetul local, din credite interne sau externe, precum şi din alte surse de finanţare legal constituite pentru domeniile sale de activitate;
o) propunerea și fundamentarea asigurării finanţării activităţii din domeniile specifice de activitate și gestionarea resurselor financiare alocate;
p) contractarea, în condiţiile legii, a serviciilor specializate în vederea obţinerii documentelor, studiilor, colectării datelor şi informaţiilor necesare realizării atribuţiilor, precum şi a serviciilor de consultanţă, inclusiv a serviciilor de evaluare, prognoză şi statistică;
q) organizarea şi sprijinirea, în condiţiile legii, a activităţilor şi manifestărilor pentru promovarea şi susţinerea proiectelor din domeniile specifice de activitate;
r) monitorizarea, evaluarea și implementarea politicilor publice/strategiilor sectoriale cu impact asupra domeniilor de activitate;
s) asigurarea fundamentării politicilor de dezvoltare regională şi locală, prin elaborarea de analize teritoriale şi utilizarea instrumentelor de monitorizare şi analiză a stării teritoriului;
t) participarea, cu expertiza în domeniul urbanismului şi arhitecturii, la realizarea activităţilor necesare pentru realizarea proiectelor integrate de regenerare şi dezvoltare urbană și de utilitate publică din competenţa Consiliului județean Vaslui;
u) implementarea programelor județene care finanţează activităţi şi acţiuni necesare asigurării dezvoltării durabile și echilibrate a teritoriului; întărirea coeziunii economice, sociale şi teritoriale; protejarea şi promovarea patrimoniului naţional, precum şi creşterii calităţii locuirii în cadrul aşezărilor umane;
v) aplicarea principiului autocontrolului (verificarea unor informații prin alte informații furnizate de diverse documente, controlul reciproc – verificări, corelări ale informațiilor obținute din diverse surse, regula celor “patru ochi”);
w) asigurarea informării conducerii cu privire la atribuțiile și competențele stabilite prin actele normative din domeniul de activitate;
x) întocmirea rapoartelor de activitate la solicitarea coordonatorilor activității sau a președintelui Consiliului Județean Vaslui;
y) participarea la schimburi de experiență în regiuni din țară și din statele membre ale Uniunii Europene, după caz şi alte regiuni externe, urmare a desemnării de către preşedintele Consiliului Judeţean Vaslui;
z) participarea la diferite evenimente specifice pentru care se primesc invitații de participare, organizate de structuri publice sau private, din țară sau străinătate (conferințe, seminarii, workshop-uri, cursuri) urmare a desemnării de către preşedintele Consiliului Judeţean Vaslui.
Art.8. – (1) Atribuțiile și sarcinile personalului din cadrul aparatului de specialitate se stabilesc prin fișele de post, întocmite pe baza legislației specifice pentru fiecare domeniu de activitate, ale prevederilor prezentului Regulament și ale procedurilor formalizate.
(2) Compartimentele din aparatul de specialitate îndeplinesc și orice alte activităţi stabilite de lege, potrivit specificului, altele decât cele cuprinse în prezentul Regulament.
a) funcţionari publici;
b) personal contractual.
(2) Ambelor categorii de personal precizate la alin.(1) li se aplică, în mod corespunzător, dispoziţiile O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, și ale prezentului Regulament.
(3) Numirea, sancţionarea, precum şi suspendarea, modificarea şi încetarea raporturilor de serviciu sau, după caz, a raporturilor de muncă, ale personalului din cadrul aparatului de specialitate se face de către preşedintele consiliului judeţean, în condiţiile legii.
Art.10. – (1) Activitatea funcţionarilor publici din cadrul aparatului de specialitate se desfăşoară în conformitate cu prevederile O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare.
(2) Ocuparea unei funcţii publice se face în condiţiile O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare şi, după caz, ale normelor privind organizarea și dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, aprobate prin hotărâre de guvern.
(3) Salarizarea funcţionarilor publici se efectuează potrivit legislației privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, precum și a actelor administrative referitoare la salarizarea personalului plătit din fonduri publice, după caz.
(4) Răspunderea disciplinară a funcţionarilor publici și sancţiunile disciplinare aplicabile sunt reglementate O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare.
Art.11. – (1) Activitatea personalului contractual din cadrul aparatului de specialitate se desfășoară în conformitate cu prevederile O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, și ale Legii nr.53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(2) Recrutarea şi promovarea personalului contractual se efectuează conform Regulamentului-cadru privind organizarea și dezvoltarea carierei personalului contractual din sectorul bugetar plătit din fonduri publice, aprobat prin hotărâre de guvern, precum şi conform altor norme ori proceduri interne.
(3) Salarizarea personalului contractual se efectuează potrivit legislației privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, precum și a actelor administrative referitoare la salarizarea personalului plătit din fonduri publice, după caz.
(4) Răspunderea disciplinară a personalului contractual şi sancţiunile disciplinare aplicabile sunt reglementate de O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, și de Legea nr.53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(2) În cadrul direcţiilor sunt organizate servicii și compartimente.
(3) Fiecare structură din cadrul aparatului de specialitate are o competenţă proprie, rezultată fie direct din lege, fie din prezentul Regulament, pe care o exercită realizând acte și fapte administrative, precum şi operaţiuni tehnico-materiale, însă nu are capacitatea decizională şi nici dreptul de a iniția proiecte de hotărâre, ci doar abilitatea legală de a le fundamenta, prin rapoarte, studii, analize, referate etc., sub aspect legal, tehnic și economic, formal, de eficienţă şi/sau eficacitate, procesul decizional fiind realizat de Consiliul Judeţean Vaslui şi de preşedintele Consiliului Judeţean Vaslui.
(4) Aparatul de specialitate este organizat după cum urmează:
1. Secretar General al Judeţului;
2. Compartimentul Audit Public Intern;
3. Compartimentul Managementul Calității;
4. Serviciul Juridic, Coordonarea Consiliilor Locale;
5. Serviciul Achiziții Publice și Contractarea Serviciilor Sociale;
6. Serviciul Relații cu Publicul și Consilierii, Relații Mass-Media, Informare și Informatică;
7. Compartimentul pentru Monitorizarea Procedurilor Administrative;
8. Compartimentul Documente Clasificate și GDPR;
9. DIRECŢIA URBANISM ȘI AMENAJAREA TERITORIULUI
9.1. Serviciul Urbanism și Amenajarea Teritoriului, Sistem Informațional Geografic (GIS);
9.2. Compartimentul Autorizare;
9.3. Compartimentul Disciplina în Construcții;
9.4. Compartimentul Administrarea Domeniului Public și Privat al Județului
10. DIRECŢIA ECONOMICĂ
10.1. Serviciul Contabilitate;
10.2. Serviciul Administrativ și Apărare Împotriva Incendiilor;
10.3. Serviciul Managementul Resurselor Umane, Formare Profesională și SSM;
10.4.Compartimentul Buget-Finanțe;
10.5.Compartimentul Guvernanță Corporativă;
11. DIRECŢIA TEHNICĂ, DEZVOLTARE ȘI COOPERARE
11.1. Serviciul Dezvoltare Locală, Management Proiecte și Informare Europeană;
11.1.1. Compartimentul Monitorizare Servicii de Sănătate, Socio-Educative și Culturale;
11.2. Compartimentul Cooperare Internațională și Relații ONG;
11.3. Serviciul pentru Monitorizarea Serviciilor Comunitare de Utilități Publice ale Județului Vaslui
11.3.1. Compartimentul Unitatea de Implementare/Monitorizare a Proiectului – Sistem Integrat de Management al Deșeurilor Solide în Județul Vaslui;
11.3.2. Compartimentul Protecția Animalelor, Gestionarea Câinilor fără Stăpân și Activitățile de Neutralizare a Subproduselor de Origine Animală;
11.3.3. Compartimentul Transport Public Județean;
11.3.4. Compartimentul Ghișeul Unic de Eficiență Energetică;
11.4. Compartimentul Lucrări Publice, Investiții și Reabilitare Drumuri Județene.
Art.13. – (1) În aplicarea unor prevederi legale și pentru asigurarea managementului unor activități sau investiții, precum și pentru implementarea/monitorizarea post implementare a proiectelor finanţate din fonduri rambursabile sau nerambursabile, în cadrul aparatului de specialitate se pot înfiinţa și funcționează colective temporare de lucru (echipe/unități de implementare ale proiectelor/activităților/investițiilor și/sau post implementare), care sunt organisme fără personalitate juridică, conduse de un manager de proiect sau un coordonator de echipă/unitate, după caz.
(2) Managerul/coordonatorul prevăzut la alin.(1) este persoana desemnată care asigură implementarea/monitorizarea proiectului/activității/investiției, în vederea atingerii scopului şi obiectivelor asumate și are următoarele atribuţii principale:
a) coordonează, monitorizează, evaluează, controlează derularea proiectului/activităților/investițiilor conform specificului activității/investiției/ contractului/contractului de finanțare, sens în care întreprinde toate demersurile necesare în vederea atingerii scopului și propune măsurile necesare în vederea atingerii obiectivelor activității/investiției/proiectului;
b) organizează activitatea echipei/unității de implementare a proiectului/activităților/investițiilor în conformitate cu prevederile legislației specifice incidente, a contractelor/contractului de finanţare, în scopul realizării indicatorilor asumaţi, cu încadrarea în limitele bugetare aprobate, asigură distribuirea echilibrată a sarcinilor;
c) asigură fundamentarea tehnică, economică, juridică a documentelor elaborate pentru implementarea investiției/proiectului/activității, a măsurilor propuse, precum și a deciziilor adoptate pe parcursul realizării, implementării și monitorizării acestora;
d) exercită autoritatea privind planificarea, organizarea şi verificarea activităţilor cu privire la atribuţiile ce vizează derularea proiectului/activității/investiției;
e) asigură elaborararea respectiv actualizarea şi implementarea procedurilor formalizate/instrucţiunilor de lucru/manualelor, în cadrul Sistemului de control intern managerial proiectat şi implementat la nivelul Consiliului Județean Vaslui;
f) determină principalele riscuri care pot influența activitatea/investiția/proiectul, identifică activităţile și perioada de timp în care pot apărea, împreună cu echipa/unitatea de proiect, stabilește măsurile de gestionare/reducere/evitare a riscurilor și desemnează persoanele cu responsabilităţi în controlul riscurilor;
g) monitorizează și controlează activitățile și rezultatele realizate în raport cu cele planificate, atât din punct de vedere al calității, cât și din punct de vedere al resurselor alocate și întocmește rapoarte periodice de monitorizare și control a activităților și a rezultatelor realizate în raport cu cele planificate, evidenţiind stadiul, gradul de îndeplinire a scopului și rezultatelor acestuia, dificultăţile întâmpinate și măsurile luate sau propuse a fi luate în cadrul echipei sau, după caz, la nivelul consiliului județean pentru buna derulare a proiectului/activității/investiției;
h) efectuează analize privind activitatea desfășurată, timpul și costurile alocate pentru activitățile programate și realizate;
i) evaluează impactul proiectului/activității/investiției şi îl comunică conducerii Consiliului Județean Vaslui;
j) aduce la cunoştinţa superiorului ierarhic orice eveniment petrecut sau potenţial, care ar putea conduce la distorsionarea scopului pentru care a fost încheiat contractul sau care ar putea dăuna interesului public;
k) coordonează și aplică procedurile privind parcurgerea celor 4 faze ale execuţiei bugetare a cheltuielilor, respectiv angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor, pe parcursul derulării proiectului;
l) asigură constituirea unui fişier auditabil privind întreaga implementare a proiectului/activității/investiției, după semnarea acestuia şi până la efectuarea ultimei plăţi, fişier care va conţine o copie a contractului şi a tuturor documentelor care au legătură cu implementarea acestuia;
m) arhivează originalul dosarului proiectului/activității/investiției şi urmăreşte înscrierea operaţiunilor legate de acesta în registrele specifice, predând la arhivă toate documentele elaborate în executarea şi în legătură cu acestea, conform procedurii elaborate în acest sens;
n) asigură monitorizarea proiectului și realizarea indicatorilor în perioada post implementare sau, în cazul unor activități/investiții/contracte, propune măsuri și urmărește realizarea și finalizarea acestora.
Art.14. – (1) În aplicarea prevederilor legale specifice activității, la nivelul fiecărui compartiment de specialitate, beneficiar al unui contract încheiat de către Județul Vaslui, dar și în cadrul unităţilor/echipelor de implementare a proiectelelor, precum și post implementare se desemneză un responsabil de contract care asigură gestionarea contractului.
(2) Responsabilul de contract are următoarele atribuţii principale:
a) urmăreşte derularea contractului, conform clauzelor contractuale, respectarea termenelor, întreprinde toate demersurile necesare în vederea atingerii scopului pentru care contractul a fost încheiat şi întocmeşte rapoarte periodice privind derularea contractului;
b) aduce la cunoştinţa șefului ierarhic superior orice eveniment petrecut sau potenţial, care ar putea conduce la distorsionarea scopului pentru care a fost încheiat contractul, sau care ar putea dăuna interesului public (acest eveniment poate consta în întârziere în executarea contractului, descoperirea unor acte simulate sau orice alte situaţii asemănătoare);
c) iniţiază propuneri şi înştiinţează șeful de serviciu/managerul, după caz, despre necesitatea/oportunitatea încheierii unor acte adiţionale;
d) urmărește respectarea termenelor de plată, inițiază procedura de aplicare a penalităților sau de reziliere a contractului dacă situația o impune;
e) iniţiază şi elaborează propuneri cu privire la corespondența cu operatorul economic pe parcursul derulării contractului;
f) urmăreşte înscrierea contractului şi a operaţiunilor legate de acesta în registrul contractelor, evidențele financiar contabile etc.;
g) elaborează documentele necesare pentru recepția bunurilor/ serviciilor/lucrărilor.
a) relații de autoritate ierarhice:
a.1. subordonarea secretarului general al județului, a arhitectului-șef, a directorilor executivi, a directorilor executiv adjuncți și a șefilor serviciilor independente față de președintele Consiliului Județean Vaslui;
a.2. subordonarea întregului personal al aparatului de specialitate faţă de președintele Consiliului Județean Vaslui;
a.3. subordonarea șefilor de serviciu față de secretarul general al județului, arhitectul-șef, directorii executivi, directorii executivi adjuncți, după caz;
a.4. subordonarea funcționarilor publici de execuție și a personalului contractual de execuție față de secretarul general al județului, arhitectul-șef, directorii executivi, directorii executivi adjuncți sau șefii de serviciu, după caz;
Secretarul general al județului/arhitectul șef/directorii/şefii serviciilor independente, în exercitarea atribuţiilor ce revin direcţiei/serviciului independent, se consultă cu şefii serviciilor, respectiv cu personalul din cadrul serviciului/compartimentului independent pentru adoptarea unor decizii corecte.
b) relații de autoritate funcționale : se stabilesc de către compartimentele din aparatul de specialitate specializate într-un anumit domeniu cu alte compartimente din cadrul acestuia sau cu entitățile din subordinea/coordonarea/autoritatea consiliului județean, în limitele dispoziţiilor legale, constând în recomandări, informări, puncte de vedere şi precizări. Relaţiile de autoritate funcțională se pot stabili și ca urmare a mandatului acordat de către președintele Consiliului Județean Vaslui (delegare de sarcini și responsabilități) unor persoane sau colective în vederea soluționării unor probleme complexe în domeniul de activitate;
c) relații de cooperare la nivel intern : se stabilesc între structurile din cadrul aparatului de specialitate situate pe același nivel ierarhic sau între acestea și structurile organizatorice corespondente din cadrul entităților din subordinea/coordonarea/autoritatea Consiliului Județean Vaslui. În cadrul relaţiilor de cooperare interne, direcţiile/serviciile/compartimentele din cadrul aparatului de specialitate au obligaţia de a primi şi răspunde cu celeritate la solicitări, în limita competenţei legale sau stabilite prin prezentul Regulament;
d) relații de cooperare la nivel extern : se stabilesc între compartimente şi entități ce desfăşoară activităţi în domeniul de activitate al consiliului județean ori cu implicaţii în acestea, numai pe baza atribuţiilor de serviciu încredinţate, a competenţelor acordate de președinte şi în limitele dispoziţiilor legale. Acestea se stabilesc și ca urmare a cooperării sau asocierii consiliului județean cu alte consilii județene din țară (Uniunea Națională a Consiliilor Județene din România) sau prin aderarea la asociații naționale și internaționale ale autorităților administrației publice locale, în vederea promovării unor interese comune;
e) relații de reprezentare : în limitele dispozițiilor legale și/sau a mandatului dat de către consiliul județean/președintele consiliului județean;
f) relații de control : se stabilesc între compartimentele specializate în control și celelalte structuri organizatorice din cadrul aparatului de specialitate sau a entităților din subordinea/coordonarea/autoritatea consiliului județean, pe baza competențelor stabilite de lege sau a mandatului acordat de președintele Consiliului Județean Vaslui.
Art.16. – (1) Pentru coerența activității, toate structurile funcționale se vor informa reciproc și vor colabora în realizarea acțiunilor lor.
(2) Circuitele fluxurilor de informații în cadrul aparatului de specialitate al consiliului județean sunt proiectate astfel:
a) la nivelul organizării structurale:
1.circuite descendente – de la conducerea executivă a Consiliului Județean Vaslui către structurile organizatorice;
2.circuite ascendente – de la baza organigramei către conducerea executivă a Consiliului Județean Vaslui, trecând prin toate nivelurile ierarhice necesare;
b) la nivelul organizării procesuale (cooperarea între direcții) – circuite orizontale care urmăresc, în funcție de problematică, informarea și cooperarea între direcții.
(3) Informarea reciprocă și colaborarea dintre compartimente se realizează, în principal, prin:
a) discuții/convorbiri/consultări care se consemnează în minute ale întâlnirilor sau prin intermediul corespondenței electronice;
b) stabilirea procedurilor și a colectivelor de lucru;
c) schimb de materiale/documente/informații și date;
d) clarificarea/eliminarea punctelor de vedere divergente;
e) analiza rezultatelor parțiale și finale.
(4) În cadrul întâlnirilor de lucru se dezbat problemele referitoare la activităţile în derulare, se realizează o informare asupra activităţilor desfăşurate şi asupra activităților/proiectelor viitoare şi se identifică soluţii sau se fac recomandări care vor fi supuse deciziei președintelui Consiliului Județean Vaslui.
Art.17. – (1) În cazul în care un compartiment apreciază că o informație primită de la alte entități sau din alte surse, inclusiv audiențe, prezintă interes pentru un alt compartiment din aparatul de specialitate, compartimentul care a luat cunoștință de o asemenea informație se asigură că ea a fost difuzată sau o aduce la cunoștința compartimentului în cauză, în timp util.
(2) În cazul în care o problemă trece de la un compartiment la altul, spre competentă soluționare, compartimentul trimițător se asigură că toate documentele pe care le deține și care sunt utile continuării rezolvării problemei sunt transmise împreună cu orice alte informații necesare.
Art.18. – (1) Dispoziţiile cu caracter general pentru structurile organizatorice pot fi date cu respectarea legii numai de președintele consiliului județean și de persoanele care ocupă funcții de conducere, în limitele competenţelor ce le sunt stabilite, prin intermediul rezoluțiilor aplicate pe lucrările repartizate, al întâlnirilor de lucru sau procedurilor formalizate.
(2) Președintele consiliului județean și persoanele care ocupă funcții de conducere transmit, în scris, compartimentelor/persoanelor rezoluţii pe lucrările repartizate spre soluţionare.
(3) Dispozițile scrise sau verbale ale președintelui consiliului județean sunt obligatorii. De asemenea, sunt obligatorii și termenele de soluționare a acestor dispoziții. Neîndeplinirea acestor dispoziții, îndeplinirea defectuoasă a acestora, precum și nerespectarea termenelor dispozițiilor constituie abatere disciplinară, în condițiile legii.
Art.19. – (1) În îndeplinirea atribuţiilor, conducătorii compartimentelor din aparatul de specialitate sau personalul din cadrul acestora, cu acordul conducătorilor compartimentelor, pot lua legătura direct cu entitățile din subordinea/coordonarea/autoritatea consiliului județean, precum și cu celelalte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi/sau locale, în scopul soluționării lucrărilor repartizate.
(2) Colaborarea dintre compartimentele din structura organizatorică a aparatului de specialitate se realizează prin conducătorii direcțiilor sau serviciilor independente.
(3) În situaţia în care, potrivit reglementărilor în vigoare sau sarcinilor stabilite de conducerea executivă a consiliului județean, pentru realizarea unei lucrări este necesară colaborarea dintre direcții/servicii, conducătorii acestora pot desemna persoane care să participe la efectuarea lucrării.
(4) Lucrările la a căror elaborare este necesară colaborarea mai multor compartimente, în raport cu atribuţiile specifice, se verifică şi se semnează de toţi şefii compartimentelor implicate. În cazul în care şefii de compartimente nu ajung la un acord în legătură cu modul de soluţionare a lucrării, fiecare dintre aceștia își prezintă punctul de vedere într-o notă de informare motivată, care se transmite funcției ierarhic superioare, care dispune asupra modului de soluţionare a acesteia.
Art.20. – (1) Pentru problemele a căror soluționare necesită colaborare între mai multe compartimente, pot fi constituite temporar grupuri de lucru pe domenii de activitate, programe sau proiecte, prin note de serviciu ale conducătorilor direcțiilor/serviciilor, după caz.
(2) Constituirea grupurilor de lucru nu afectează responsabilitatea compartimentelor în ceea ce privește atribuțiile ce le revin.
(3) În compunerea grupurilor de lucru trebuie să se regăsească personal care să aibă competența și experiența necesare pentru rezolvarea problemei stabilite și să poată gestiona date și informații specifice.
Art.21. – (1) Pentru rezolvarea problemelor complexe, care exced competențelor/atribuțiilor unui compartiment, pot fi constituite, prin dispoziția președintelui consiliului județean, comisii.
(2) La constituirea comisiilor precizate la alin.(1) se stabilesc: denumirea, componența, mandatul, autoritatea și competențele, persoana desemnată în calitate de coordonator, tipul relațiilor de lucru, modul de lucru, durata de funcționare și, după caz, locul de desfășurare a activității.
(3) Constituirea comisiilor precizate la alin.(1) se face cu respectarea următoarelor reguli:
a) problematica să fie limitată temporar și corespunzător din punctul de vedere al complexității, astfel încât să se evite depășirea competențelor membrilor comisiei;
b) selecția specialiștilor să vizeze, după caz, și cuprinderea domeniilor conexe celui în a cărui sferă se află problema de rezolvat;
c) eliberarea, totală sau parțială, a membrilor comisiei de obligațiile de serviciu curente sau cel puțin acordarea de prioritate colaborării în cadrul comisiei față de celelalte activități;
d) participarea fiecărui membru al comisiei la rezolvarea problemelor în ansamblu;
e) obligația tuturor compartimentelor de a sprijini activitatea comisiei, prin punerea la dispoziție a documentelor și datelor solicitate;
f) obligația președintelui/coordonatorului comisiei de a prezenta rezultatele, nemijlocit, conducerii executive a consiliului județean;
g) asigurarea spațiilor de lucru și a sprijinului logistic necesar.
Art.22. – (1) Lucrările prezentate conducerii executive a Consiliului Județean Vaslui vor avea în mod obligatoriu avizul entităților ale căror puncte de vedere au relevanță pentru acțiunile respective.
(2) Avizele se obțin de către compartimentele emitente ale lucrărilor.
(3) Lucrările care nu vor dispune de avizele necesare vor fi considerate incomplete și vor fi returnate emitentului.
Art.23. – Fiecare compartiment din cadrul aparatului de specialitate va lua măsuri pentru consultarea din timp și obținerea avizelor necesare, în cazul în care problemele de rezolvat prezintă aspecte care intră în competența acestora din urmă.
Art.24. – (1) Dacă un compartiment are observații, propuneri sau neclarități cu privire la o lucrare primită pentru aviz/raport de specialitate, intră în legătură cu conducerea compartimentului care a întocmit lucrarea și urmărește să clarifice situația prin discuții directe.
(2) În cazul în care, în urma acestor discuții, rămân observații/neclarități sau propuneri nepreluate de compartimentul inițiator, compartimentul avizator formulează o notă de observații pe care o atașează la lucrarea care este trimisă în continuare pe circuitul de semnare, iar compartimentul inițiator are obligația de a întocmi o notă justificativă privind nepreluarea acestor observații.
(3) Decizia cu privire la includerea aspectelor prevăzute în nota de observații aparține persoanei din conducerea executivă a Consiliului Județean Vaslui care aprobă lucrarea.
(2) Dispoziţiile prezentului Regulament de organizare şi funcţionare, denumit în continuare Regulament, se aplică personalului din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui (funcționari publici și personal contractual), denumit în continuare aparat de specialitate.
(3) Aparatul de specialitate reprezintă totalitatea compartimentelor funcționale fără personalitate juridică, de la nivelul județului, precum și secretarul general al județului.
(4) Compartimentul funcțional reprezintă structura funcțională constituită în cadrul aparatului de specialitate al consiliului județean, fără personalitate juridică, formată din persoane cu atribuții și sarcini relativ stabile, subordonate unei autorități unice.
(5) O rganigrama reprezintă structură unitară, redată sub forma unei diagrame logice, prin care se sistematizează şi se concentrează modul de organizare a tuturor resurselor umane de la nivelul consiliului județean, redând schematic detaliile cu privire la raporturile ierarhice de subordonare/supraordonare, precum şi raporturile de colaborare.
(6) Potrivit organigramei, aparatul de specialitate al consiliului județean cuprinde compartimente funcționale organizate la nivel de direcții, servicii și compartimente independente.
(7) Prezentul Regulament este instrumentul de reglementare și de management care vizează funcțiile și atribuțiile compartimentelor funcționale din cadrul aparatului de specialitate, servind atât personalului din aparatul de specialitate, cât și altor părți interesate.
(8) Regulamentul reprezintă o concentrare a atribuțiilor și activităților funcțiilor de conducere și a compartimentelor funcționale, care, ulterior, vor fi detaliate în fișele de post, precum și în procedurile formalizate pe procese și/sau activități elaborate în cadrul sistemului de control intern managerial, în vederea îndeplinirii obiectivelor Consiliului Județean Vaslui în condiții de regularitate, eficacitate, economicitate și eficiență.
(9) Prezentul Regulament cuprinde norme care privesc organizarea, funcționarea și atribuțiile generale și specifice, responsabilitățile structurilor funcționale din cadrul aparatului de specialitate, ale funcțiilor de conducere, el fiind elaborat în baza propunerilor acestora.
(10) Dispoziţiile prezentului Regulament sunt elaborate în temeiul legislaţiei incidente cu privire la organizarea, funcţionarea, atribuţiile, competențele și responsabilitățile Consiliului Județean Vaslui, legislație care are prioritate în aplicare, iar documentele subsecvente emise în aplicarea Regulamentului (fișe de post, proceduri formalizate etc.) vor fi elaborate în conformitate cu legislația aplicabilă la momentul elaborării acestora.
(11) Fiecare structură funcțională din cadrul aparatului de specialitate răspunde de punerea în aplicare a atribuțiilor prevăzute de legislaţia aplicabilă domeniului de competență respectiv, care nu au fost cuprinse în prezentul Regulament.
(12) În cazul intervenţiei unor evenimente legislative cu privire la legislația care a stat la baza elaborării prezentului Regulament, documentele subsecvente emise în aplicarea Regulamentului, vor fi modificate și/sau completate ca urmare a modificărilor legislative în cauză.
CAPITOLUL II
Rolul, misiunea, atribuțiile și responsabilitățile generale
Art.3. – (1) Misiunea aparatului de specialitate privește:
a) funcţionarea conformă cu legislaţia în vigoare;
b) îmbunătăţirea transparenței actului decizional;
c) realizarea unor procese şi activităţi fundamentate şi ținute sub control;
d) birocrația eficace și orientată spre cerințele publicului;
e) creșterea eficacității şi calităţii muncii administrative;
f) descurajarea posibilităților de corupere a sistemului şi a angajaţilor;
g) asigurarea integrității, imparțialității şi eficacității personalului.
(2) Realizarea misiunii precizate la alin.(1) se face prin dezvoltarea Sistemului de control intern managerial și a Sistemului de management al calității, în conformitate cu legislația incidentă.
Art.4. – În vederea realizării rolului și a misiunii sale, aparatul de specialitate îndeplineşte următoarele atribuţii generale:
a) punerea în aplicare a legilor şi a celorlalte acte normative, a hotărârilor adoptate de Consiliul Județean Vaslui şi a dispoziţiilor emise de preşedintele acestuia;
b) elaborarea și avizarea de legalitate a proiectelor de acte administrative, precum şi fundamentarea tehnică, economică și juridică a acestora și a altor acte juridice încheiate de Județul Vaslui și/sau Consiliul Județean Vaslui în exercitarea competențelor legale sau cu privire la administrarea bunurilor ce aparțin domeniului public sau privat al unității administrativ-teritoriale;
c) elaborarea documentelor (studii, analize, informări, propuneri, rapoarte etc.) pe care se fundamentează procesul decizional din cadrul Consiliul Județean Vaslui;
d) elaborarea și implementarea proiectelor politicilor şi strategiilor, a programelor, a studiilor, analizelor şi statisticilor necesare realizării şi implementării politicilor publice, precum şi a documentaţiei necesare executării actelor normative, în vederea realizării competenţelor autorităţii publice;
e) realizarea de activităţi şi acțiuni, precum şi elaborarea de propuneri și măsuri pentru implementarea strategiilor și planurilor de acțiune incidente fiecărui domeniu de activitate;
f) acordarea, la cererea instituțiilor/serviciilor publice din subordinea Consiliului Județean Vaslui sau a autorităţilor administraţiei publice locale din judeţ, de asistenţă juridică, economică, tehnică şi în alte domenii specifice de specialitate;
g) exercitarea de activităţi de îndrumare, consiliere, audit şi control, conform prevederilor legale în vigoare şi în condiţiile prezentului Regulament;
h) asigurarea, în conformitate cu dispoziţiile legale, a unui serviciu stabil, profesionist, transparent şi eficient în interesul cetăţenilor, precum şi al autorităţii administraţiei publice;
i) gestionarea resurselor umane şi a resurselor financiare;
j) colectarea creanţelor bugetare;
k) reprezentarea intereselor autorităţii publice în raporturile acesteia cu persoane fizice şi juridice de drept public sau privat, din ţară şi din străinătate, în limita competenţelor stabilite de președintele Consiliului Județean Vaslui, precum şi reprezentarea în justiţie a autorităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea;
l) realizarea de activităţi în conformitate cu strategia de informatizare a administraţiei publice.
Art.5. – Personalul din cadrul aparatului de specialitate are următoarele responsabilități generale:
a) asigură cunoaşterea, însușirea, aplicarea și respectarea legislaţiei și a reglementărilor specifice domeniului de activitate cu privire la atribuțiile, acţiunile, activităţile, procesele de muncă și sarcinile specifice postului ocupat;
b) exercită atribuţiile stabilite în acte normative, reglementări, standarde, normative, instrucțiuni, metodologii, proceduri, acte administrative, fişa postului etc.;
c) realizează, la timp şi întocmai, activitățile, acțiunile, atribuţiile sau sarcinile ce-i revin și raportează asupra modului de realizare a acestora;
d) răspunde, potrivit dispoziţiilor legale, de corectitudinea şi exactitatea datelor, informaţiilor şi măsurilor incluse, respectiv propuse, în documentele întocmite;
e) întocmește răspunsuri la cereri, petiții, plângeri, reclamații și adrese repartizate, asigură transmiterea răspunsului către persoanele fizice sau juridice solicitante;
f) se documentează, elaborează și fundamentează tehnic, economic sau juridic proiectele de acte administrative și actele juridice ale unității administrativ- teritoriale/consiliului județean/președintelui Consiliului Județean Vaslui;
g) întocmește rapoartele prevăzute de lege; avizează și/sau contrasemnează actele administrative și actele juridice emise în exercitarea atribuțiilor specifice de serviciu;
h) fundamentează tehnic, economic sau juridic refuzul de a semna, respectiv de a contrasemna ori aviza actele administrative sau actele juridice pe care le consideră nelegale;
i) îndeplinește îndatoririle de serviciu cu profesionalism, imparțialitate, loialitate, corectitudine şi în mod conștiincios, cu obligaţia de a se abţine de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii autorității;
j) păstrează secretul de serviciu, datele şi informaţiile cu caracter confidenţial deţinute sau la care are acces ca urmare a exercitării atribuţiilor de serviciu;
k) respectă Codul de Conduită, Etică Profesională și Integritate al Funcţionarilor Publici și al Personalul Contractual din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui;
l) adoptă o ţinută morală în relaţiile cu colegii de serviciu, cât şi în relaţiile profesionale cu persoanele din afara instituției;
m) răspunde de înregistrarea, evidența și păstrarea documentelor de lucru, precum și de baza tehnico-materială din dotarea autorității;
n) propune documente tipizate şi proceduri de uz intern pentru activitatea compartimentului sau a autorităţii, în general;
o) semnalează conducerii structurii funcționale din care face parte orice probleme deosebite legate de activitatea acesteia, despre care ia cunoştinţă în timpul îndeplinirii sarcinilor sau în afara acestora;
p) propune măsuri pentru prevenirea, înlăturarea şi sancţionarea nerespectării prevederilor legale care reglementează domeniul de activitate al compartimentului din care face parte;
q) semnează documentele pe care le întocmeşte;
r) gestionează documentele specifice elaborate în format letric și efectuează operațiunile necesare în programul informatic de înregistrare a corespondenței;
s) respectă prevederile legale cu privire la prelucrarea și protejarea datelor cu caracter personal;
t) respectă prevederile legale cu privire la implementarea standardelor de control intern managerial, conform legislației în vigoare;
u) furnizează datele cu caracter personal necesare întocmirii dosarelor profesionale şi a dosarelor personale, precum şi actualizarea acestora, când este cazul;
v) eliberează copii certificate pentru conformitate cu exemplarul original al documentelor deținute, precum și copii certificate pentru conformitate cu exemplarul documentelor deținute, în cazul în care acestea nu sunt originale;
w) elaborează proiecte de hotărâri/dispoziţii în domeniul de competenţă al compartimentului de resort;
x) elaborează rapoartele de specialitate ale compartimentelor de resort la proiectele de hotărâre înregistrate, ţinând cont de obiectul şi domeniul reglementat prin acestea, cu respectarea termenelor stabilite în acest sens de către secretarul general al județului, dar nu mai târziu de 30 de zile de la înregistrarea proiectelor de hotărâre propuse a fi înscrise pe proiectul ordinii de zi a consiliului județean, respectiv în termen de cel mult 3 zile de la înregistrarea proiectelor de hotărâre propuse a fi înscrise pe proiectul ordinii de zi ședințelor extraordinare;
y) participă la ședințele de lucru ale comisiilor de specialitate ale Consiliului Județean Vaslui la care este invitat și comunică datele și informațiile solicitate de consilierii județeni, în funcţie de natura problemei avute în dezbatere;
z) comunică compartimentului de specialitate necesitatea promovării acțiunilor de chemare în judecată și pune la dispoziția acestuia date, informaţii, documente justificative pentru fundamentarea cererii de chemare în judecată (contracte, acte financiar-contabile, hotărâri ale consiliului judeţean, dispoziţii ale preşedintelui, documentaţii tehnice, etc.);
aa) comunică compartimentului de specialitate date, informaţii, documente justificative deținute în domeniul specific de activitate pentru fundamentarea apărării în termenele stabilite de instanțele judecătorești și întocmește note de fundamentare în vederea apărării intereselor Județului Vaslui, Consiliului Județean Vaslui/președintelui Consiliului Județean Vaslui;
bb) aplică și duce la îndeplinire hotărârile Consiliului Județean Vaslui și dispozițiile președintelui Consiliului Județean Vaslui, care le sunt comunicate;
cc) furnizează date și informații care urmează să fie publicate pe site-ul autorității, prin intermediul structurii din cadrul consiliului județean cu atribuții în acest sens;
dd) asigură păstrarea în bune condiţii a lucrărilor elaborate sau rezolvate și predarea acestora la arhivă;
ee) efectuează controalele medicale proprii (periodic şi la schimbarea postului, a locului de muncă sau a condiţiilor în care îşi desfăşoară activitatea, în alte condiţii stabilite de medicul de medicina muncii), certificate prin fişa de aptitudine în muncă;
ff) participă la instruirea periodică şi suplimentară în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, îşi însuşește şi respectă cu stricteţe prevederile legislaţiei de securitate şi sănătate în muncă şi măsurile stabilite pentru prevenirea producerii accidentelor de muncă şi/sau a îmbolnăvirilor profesionale;
gg) urmează programele de perfecționare profesională, conform prevederilor legale.
Art.6. – (1) Întocmirea rapoartelor și a altor documente de fundamentare, avizarea sau contrasemnarea pentru legalitate și semnarea documentelor de fundamentare a actelor administrative și a actelor juridice angajează, în condiţiile legii, răspunderea administrativă, civilă sau penală, după caz, a semnatarilor, în cazul încălcării legii, în raport cu atribuțiile specifice.
(2) Hotărârile Consiliului Județean Vaslui și dispozițiile președintelui Consiliului Județean Vaslui adoptate, respectiv emise, fără a fi fundamentate din punct de vedere tehnic și al legalităţii ori contrasemnate sau avizate, după caz, pentru legalitate produc efecte juridice depline, iar în cazul producerii unor consecinţe vătămătoare este angajată exclusiv răspunderea juridică a autorității executive sau a autorității deliberative, după caz, în condițiile legii.
Art.7. – (1) Structurile organizatorice din cadrul aparatului de specialitate asigură funcționalitatea acestuia pe coordonatele stabilite de locul, rolul, funcțiile și atribuțiile încredințate consiliului județean prin actele normative în vigoare, prin activități specifice.
(2) Activitățile profesionale desfășurate de către personalul din cadrul aparatului de specialitate se realizează prin următoarele atribuții generale:
a) elaborarea şi implementarea procedurilor formalizate/instrucţiunilor de lucru/manualelor în cadrul Sistemului de control intern managerial proiectat şi implementat la nivelul Consiliului Județean Vaslui;
b) elaborarea şi înaintarea anuală, conform prevederilor legislative în vigoare, la nivel de compartiment: a raportului de activitate, a chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, a rapoartelor de evaluare a performanțelor profesionale individuale și a celor referitoare la necesarul de formare profesională, a propunerilor pentru proiectul de buget local, a propunerilor pentru întocmirea programului de achiziții publice și alte asemenea documente prevăzute de legislația în vigoarea și/sau solicitate în baza procedurilor interne;
c) întocmirea şi prezentarea rapoartelor solicitate, împreună cu documentele justificative aferente, organelor de control;
d) analizarea documentelor elaborate de către instituțiile cu rol de reglementare și control în domeniul de activitate specific și asigurarea preluării reglementărilor, recomandărilor, măsurilor, procedurilor, strategiilor, instrucțiunilor elaborate;
e) colaborarea cu celelalte compartimente din cadrul aparatului de specialitate, pentru soluționarea sarcinilor profesionale care necesită soluționare în cooperare sau colaborare pentru buna desfășurare a proceselor de muncă;
f) elaborarea necesităţilor specifice domeniului de activitate în vederea elaborării Strategiei anuale de achiziții publice şi al Programului anual al achiziţiilor publice şi transmiterea acestora către compartimentul de specialitate;
g) elaborarea referatelor de necesitate cu descrierea justificării pentru achizițiile pe care le solicită și a caietelor de sarcini corespunzătoare în domeniul lor de competență, pe care le supune avizării și aprobării potrivit competențelor specifice;
h) participarea împreună cu compartimentul de specialitate la derularea procedurilor de atribuire, de achiziţii de produse, servicii sau lucrări și participarea în comisiile de evaluare, pentru necesităţile domeniului de activitate al compartimentului inițiator potrivit legislaţiei în vigoare;
i) participarea în comisii, comitete, grupuri și echipe de lucru constituite în interiorul autorității sau în cadrul altor autorităţi/instituţii publice și entități, în baza unor prevederi legale sau a mandatului primit din partea coordonatorului activității sau a Președintelui Consiliului Județean Vaslui;
j) soluționarea sarcinilor profesionale din competență și/sau dispuse de personalul ierarhic cu funcții de conducere, precum și răspunderea cu privire la calitatea, volumul și termenele la care sunt solicitate a fi rezolvate;
k) monitorizarea contractelor/comenzilor inițiate, urmărirea încadrării plăților în prevederile contractelor/comenzilor, inclusiv prin desemnarea unei persoane responsabile, precum și constituirea comisiilor de recepție din cadrul structurii care gestionează derularea contractelor;
l) avizarea operațiunilor supuse angajării, lichidării şi ordonanţării cheltuielilor;
m) realizarea unei bune gestiuni financiare, prin asigurarea legalităţii, regularităţii, economicităţii, eficacităţii şi eficienţei în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public;
n) fundamentarea necesarului de fonduri de la bugetul local, din credite interne sau externe, precum şi din alte surse de finanţare legal constituite pentru domeniile sale de activitate;
o) propunerea și fundamentarea asigurării finanţării activităţii din domeniile specifice de activitate și gestionarea resurselor financiare alocate;
p) contractarea, în condiţiile legii, a serviciilor specializate în vederea obţinerii documentelor, studiilor, colectării datelor şi informaţiilor necesare realizării atribuţiilor, precum şi a serviciilor de consultanţă, inclusiv a serviciilor de evaluare, prognoză şi statistică;
q) organizarea şi sprijinirea, în condiţiile legii, a activităţilor şi manifestărilor pentru promovarea şi susţinerea proiectelor din domeniile specifice de activitate;
r) monitorizarea, evaluarea și implementarea politicilor publice/strategiilor sectoriale cu impact asupra domeniilor de activitate;
s) asigurarea fundamentării politicilor de dezvoltare regională şi locală, prin elaborarea de analize teritoriale şi utilizarea instrumentelor de monitorizare şi analiză a stării teritoriului;
t) participarea, cu expertiza în domeniul urbanismului şi arhitecturii, la realizarea activităţilor necesare pentru realizarea proiectelor integrate de regenerare şi dezvoltare urbană și de utilitate publică din competenţa Consiliului județean Vaslui;
u) implementarea programelor județene care finanţează activităţi şi acţiuni necesare asigurării dezvoltării durabile și echilibrate a teritoriului; întărirea coeziunii economice, sociale şi teritoriale; protejarea şi promovarea patrimoniului naţional, precum şi creşterii calităţii locuirii în cadrul aşezărilor umane;
v) aplicarea principiului autocontrolului (verificarea unor informații prin alte informații furnizate de diverse documente, controlul reciproc – verificări, corelări ale informațiilor obținute din diverse surse, regula celor “patru ochi”);
w) asigurarea informării conducerii cu privire la atribuțiile și competențele stabilite prin actele normative din domeniul de activitate;
x) întocmirea rapoartelor de activitate la solicitarea coordonatorilor activității sau a președintelui Consiliului Județean Vaslui;
y) participarea la schimburi de experiență în regiuni din țară și din statele membre ale Uniunii Europene, după caz şi alte regiuni externe, urmare a desemnării de către preşedintele Consiliului Judeţean Vaslui;
z) participarea la diferite evenimente specifice pentru care se primesc invitații de participare, organizate de structuri publice sau private, din țară sau străinătate (conferințe, seminarii, workshop-uri, cursuri) urmare a desemnării de către preşedintele Consiliului Judeţean Vaslui.
Art.8. – (1) Atribuțiile și sarcinile personalului din cadrul aparatului de specialitate se stabilesc prin fișele de post, întocmite pe baza legislației specifice pentru fiecare domeniu de activitate, ale prevederilor prezentului Regulament și ale procedurilor formalizate.
(2) Compartimentele din aparatul de specialitate îndeplinesc și orice alte activităţi stabilite de lege, potrivit specificului, altele decât cele cuprinse în prezentul Regulament.
CAPITOLUL III
Categoriile de personal din cadrul aparatului de specialitate
a) funcţionari publici;
b) personal contractual.
(2) Ambelor categorii de personal precizate la alin.(1) li se aplică, în mod corespunzător, dispoziţiile O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, și ale prezentului Regulament.
(3) Numirea, sancţionarea, precum şi suspendarea, modificarea şi încetarea raporturilor de serviciu sau, după caz, a raporturilor de muncă, ale personalului din cadrul aparatului de specialitate se face de către preşedintele consiliului judeţean, în condiţiile legii.
Art.10. – (1) Activitatea funcţionarilor publici din cadrul aparatului de specialitate se desfăşoară în conformitate cu prevederile O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare.
(2) Ocuparea unei funcţii publice se face în condiţiile O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare şi, după caz, ale normelor privind organizarea și dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, aprobate prin hotărâre de guvern.
(3) Salarizarea funcţionarilor publici se efectuează potrivit legislației privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, precum și a actelor administrative referitoare la salarizarea personalului plătit din fonduri publice, după caz.
(4) Răspunderea disciplinară a funcţionarilor publici și sancţiunile disciplinare aplicabile sunt reglementate O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare.
Art.11. – (1) Activitatea personalului contractual din cadrul aparatului de specialitate se desfășoară în conformitate cu prevederile O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, și ale Legii nr.53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(2) Recrutarea şi promovarea personalului contractual se efectuează conform Regulamentului-cadru privind organizarea și dezvoltarea carierei personalului contractual din sectorul bugetar plătit din fonduri publice, aprobat prin hotărâre de guvern, precum şi conform altor norme ori proceduri interne.
(3) Salarizarea personalului contractual se efectuează potrivit legislației privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, precum și a actelor administrative referitoare la salarizarea personalului plătit din fonduri publice, după caz.
(4) Răspunderea disciplinară a personalului contractual şi sancţiunile disciplinare aplicabile sunt reglementate de O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, și de Legea nr.53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
CAPITOLUL IV
Structura organizatorică
(2) În cadrul direcţiilor sunt organizate servicii și compartimente.
(3) Fiecare structură din cadrul aparatului de specialitate are o competenţă proprie, rezultată fie direct din lege, fie din prezentul Regulament, pe care o exercită realizând acte și fapte administrative, precum şi operaţiuni tehnico-materiale, însă nu are capacitatea decizională şi nici dreptul de a iniția proiecte de hotărâre, ci doar abilitatea legală de a le fundamenta, prin rapoarte, studii, analize, referate etc., sub aspect legal, tehnic și economic, formal, de eficienţă şi/sau eficacitate, procesul decizional fiind realizat de Consiliul Judeţean Vaslui şi de preşedintele Consiliului Judeţean Vaslui.
(4) Aparatul de specialitate este organizat după cum urmează:
1. Secretar General al Judeţului;
2. Compartimentul Audit Public Intern;
3. Compartimentul Managementul Calității;
4. Serviciul Juridic, Coordonarea Consiliilor Locale;
5. Serviciul Achiziții Publice și Contractarea Serviciilor Sociale;
6. Serviciul Relații cu Publicul și Consilierii, Relații Mass-Media, Informare și Informatică;
7. Compartimentul pentru Monitorizarea Procedurilor Administrative;
8. Compartimentul Documente Clasificate și GDPR;
9. DIRECŢIA URBANISM ȘI AMENAJAREA TERITORIULUI
9.1. Serviciul Urbanism și Amenajarea Teritoriului, Sistem Informațional Geografic (GIS);
9.2. Compartimentul Autorizare;
9.3. Compartimentul Disciplina în Construcții;
9.4. Compartimentul Administrarea Domeniului Public și Privat al Județului
10. DIRECŢIA ECONOMICĂ
10.1. Serviciul Contabilitate;
10.2. Serviciul Administrativ și Apărare Împotriva Incendiilor;
10.3. Serviciul Managementul Resurselor Umane, Formare Profesională și SSM;
10.4.Compartimentul Buget-Finanțe;
10.5.Compartimentul Guvernanță Corporativă;
11. DIRECŢIA TEHNICĂ, DEZVOLTARE ȘI COOPERARE
11.1. Serviciul Dezvoltare Locală, Management Proiecte și Informare Europeană;
11.1.1. Compartimentul Monitorizare Servicii de Sănătate, Socio-Educative și Culturale;
11.2. Compartimentul Cooperare Internațională și Relații ONG;
11.3. Serviciul pentru Monitorizarea Serviciilor Comunitare de Utilități Publice ale Județului Vaslui
11.3.1. Compartimentul Unitatea de Implementare/Monitorizare a Proiectului – Sistem Integrat de Management al Deșeurilor Solide în Județul Vaslui;
11.3.2. Compartimentul Protecția Animalelor, Gestionarea Câinilor fără Stăpân și Activitățile de Neutralizare a Subproduselor de Origine Animală;
11.3.3. Compartimentul Transport Public Județean;
11.3.4. Compartimentul Ghișeul Unic de Eficiență Energetică;
11.4. Compartimentul Lucrări Publice, Investiții și Reabilitare Drumuri Județene.
Art.13. – (1) În aplicarea unor prevederi legale și pentru asigurarea managementului unor activități sau investiții, precum și pentru implementarea/monitorizarea post implementare a proiectelor finanţate din fonduri rambursabile sau nerambursabile, în cadrul aparatului de specialitate se pot înfiinţa și funcționează colective temporare de lucru (echipe/unități de implementare ale proiectelor/activităților/investițiilor și/sau post implementare), care sunt organisme fără personalitate juridică, conduse de un manager de proiect sau un coordonator de echipă/unitate, după caz.
(2) Managerul/coordonatorul prevăzut la alin.(1) este persoana desemnată care asigură implementarea/monitorizarea proiectului/activității/investiției, în vederea atingerii scopului şi obiectivelor asumate și are următoarele atribuţii principale:
a) coordonează, monitorizează, evaluează, controlează derularea proiectului/activităților/investițiilor conform specificului activității/investiției/ contractului/contractului de finanțare, sens în care întreprinde toate demersurile necesare în vederea atingerii scopului și propune măsurile necesare în vederea atingerii obiectivelor activității/investiției/proiectului;
b) organizează activitatea echipei/unității de implementare a proiectului/activităților/investițiilor în conformitate cu prevederile legislației specifice incidente, a contractelor/contractului de finanţare, în scopul realizării indicatorilor asumaţi, cu încadrarea în limitele bugetare aprobate, asigură distribuirea echilibrată a sarcinilor;
c) asigură fundamentarea tehnică, economică, juridică a documentelor elaborate pentru implementarea investiției/proiectului/activității, a măsurilor propuse, precum și a deciziilor adoptate pe parcursul realizării, implementării și monitorizării acestora;
d) exercită autoritatea privind planificarea, organizarea şi verificarea activităţilor cu privire la atribuţiile ce vizează derularea proiectului/activității/investiției;
e) asigură elaborararea respectiv actualizarea şi implementarea procedurilor formalizate/instrucţiunilor de lucru/manualelor, în cadrul Sistemului de control intern managerial proiectat şi implementat la nivelul Consiliului Județean Vaslui;
f) determină principalele riscuri care pot influența activitatea/investiția/proiectul, identifică activităţile și perioada de timp în care pot apărea, împreună cu echipa/unitatea de proiect, stabilește măsurile de gestionare/reducere/evitare a riscurilor și desemnează persoanele cu responsabilităţi în controlul riscurilor;
g) monitorizează și controlează activitățile și rezultatele realizate în raport cu cele planificate, atât din punct de vedere al calității, cât și din punct de vedere al resurselor alocate și întocmește rapoarte periodice de monitorizare și control a activităților și a rezultatelor realizate în raport cu cele planificate, evidenţiind stadiul, gradul de îndeplinire a scopului și rezultatelor acestuia, dificultăţile întâmpinate și măsurile luate sau propuse a fi luate în cadrul echipei sau, după caz, la nivelul consiliului județean pentru buna derulare a proiectului/activității/investiției;
h) efectuează analize privind activitatea desfășurată, timpul și costurile alocate pentru activitățile programate și realizate;
i) evaluează impactul proiectului/activității/investiției şi îl comunică conducerii Consiliului Județean Vaslui;
j) aduce la cunoştinţa superiorului ierarhic orice eveniment petrecut sau potenţial, care ar putea conduce la distorsionarea scopului pentru care a fost încheiat contractul sau care ar putea dăuna interesului public;
k) coordonează și aplică procedurile privind parcurgerea celor 4 faze ale execuţiei bugetare a cheltuielilor, respectiv angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor, pe parcursul derulării proiectului;
l) asigură constituirea unui fişier auditabil privind întreaga implementare a proiectului/activității/investiției, după semnarea acestuia şi până la efectuarea ultimei plăţi, fişier care va conţine o copie a contractului şi a tuturor documentelor care au legătură cu implementarea acestuia;
m) arhivează originalul dosarului proiectului/activității/investiției şi urmăreşte înscrierea operaţiunilor legate de acesta în registrele specifice, predând la arhivă toate documentele elaborate în executarea şi în legătură cu acestea, conform procedurii elaborate în acest sens;
n) asigură monitorizarea proiectului și realizarea indicatorilor în perioada post implementare sau, în cazul unor activități/investiții/contracte, propune măsuri și urmărește realizarea și finalizarea acestora.
Art.14. – (1) În aplicarea prevederilor legale specifice activității, la nivelul fiecărui compartiment de specialitate, beneficiar al unui contract încheiat de către Județul Vaslui, dar și în cadrul unităţilor/echipelor de implementare a proiectelelor, precum și post implementare se desemneză un responsabil de contract care asigură gestionarea contractului.
(2) Responsabilul de contract are următoarele atribuţii principale:
a) urmăreşte derularea contractului, conform clauzelor contractuale, respectarea termenelor, întreprinde toate demersurile necesare în vederea atingerii scopului pentru care contractul a fost încheiat şi întocmeşte rapoarte periodice privind derularea contractului;
b) aduce la cunoştinţa șefului ierarhic superior orice eveniment petrecut sau potenţial, care ar putea conduce la distorsionarea scopului pentru care a fost încheiat contractul, sau care ar putea dăuna interesului public (acest eveniment poate consta în întârziere în executarea contractului, descoperirea unor acte simulate sau orice alte situaţii asemănătoare);
c) iniţiază propuneri şi înştiinţează șeful de serviciu/managerul, după caz, despre necesitatea/oportunitatea încheierii unor acte adiţionale;
d) urmărește respectarea termenelor de plată, inițiază procedura de aplicare a penalităților sau de reziliere a contractului dacă situația o impune;
e) iniţiază şi elaborează propuneri cu privire la corespondența cu operatorul economic pe parcursul derulării contractului;
f) urmăreşte înscrierea contractului şi a operaţiunilor legate de acesta în registrul contractelor, evidențele financiar contabile etc.;
g) elaborează documentele necesare pentru recepția bunurilor/ serviciilor/lucrărilor.
CAPITOLUL V
Principalele relații funcționale din cadrul aparatului de specialitate
a) relații de autoritate ierarhice:
a.1. subordonarea secretarului general al județului, a arhitectului-șef, a directorilor executivi, a directorilor executiv adjuncți și a șefilor serviciilor independente față de președintele Consiliului Județean Vaslui;
a.2. subordonarea întregului personal al aparatului de specialitate faţă de președintele Consiliului Județean Vaslui;
a.3. subordonarea șefilor de serviciu față de secretarul general al județului, arhitectul-șef, directorii executivi, directorii executivi adjuncți, după caz;
a.4. subordonarea funcționarilor publici de execuție și a personalului contractual de execuție față de secretarul general al județului, arhitectul-șef, directorii executivi, directorii executivi adjuncți sau șefii de serviciu, după caz;
Secretarul general al județului/arhitectul șef/directorii/şefii serviciilor independente, în exercitarea atribuţiilor ce revin direcţiei/serviciului independent, se consultă cu şefii serviciilor, respectiv cu personalul din cadrul serviciului/compartimentului independent pentru adoptarea unor decizii corecte.
b) relații de autoritate funcționale : se stabilesc de către compartimentele din aparatul de specialitate specializate într-un anumit domeniu cu alte compartimente din cadrul acestuia sau cu entitățile din subordinea/coordonarea/autoritatea consiliului județean, în limitele dispoziţiilor legale, constând în recomandări, informări, puncte de vedere şi precizări. Relaţiile de autoritate funcțională se pot stabili și ca urmare a mandatului acordat de către președintele Consiliului Județean Vaslui (delegare de sarcini și responsabilități) unor persoane sau colective în vederea soluționării unor probleme complexe în domeniul de activitate;
c) relații de cooperare la nivel intern : se stabilesc între structurile din cadrul aparatului de specialitate situate pe același nivel ierarhic sau între acestea și structurile organizatorice corespondente din cadrul entităților din subordinea/coordonarea/autoritatea Consiliului Județean Vaslui. În cadrul relaţiilor de cooperare interne, direcţiile/serviciile/compartimentele din cadrul aparatului de specialitate au obligaţia de a primi şi răspunde cu celeritate la solicitări, în limita competenţei legale sau stabilite prin prezentul Regulament;
d) relații de cooperare la nivel extern : se stabilesc între compartimente şi entități ce desfăşoară activităţi în domeniul de activitate al consiliului județean ori cu implicaţii în acestea, numai pe baza atribuţiilor de serviciu încredinţate, a competenţelor acordate de președinte şi în limitele dispoziţiilor legale. Acestea se stabilesc și ca urmare a cooperării sau asocierii consiliului județean cu alte consilii județene din țară (Uniunea Națională a Consiliilor Județene din România) sau prin aderarea la asociații naționale și internaționale ale autorităților administrației publice locale, în vederea promovării unor interese comune;
e) relații de reprezentare : în limitele dispozițiilor legale și/sau a mandatului dat de către consiliul județean/președintele consiliului județean;
f) relații de control : se stabilesc între compartimentele specializate în control și celelalte structuri organizatorice din cadrul aparatului de specialitate sau a entităților din subordinea/coordonarea/autoritatea consiliului județean, pe baza competențelor stabilite de lege sau a mandatului acordat de președintele Consiliului Județean Vaslui.
Art.16. – (1) Pentru coerența activității, toate structurile funcționale se vor informa reciproc și vor colabora în realizarea acțiunilor lor.
(2) Circuitele fluxurilor de informații în cadrul aparatului de specialitate al consiliului județean sunt proiectate astfel:
a) la nivelul organizării structurale:
1.circuite descendente – de la conducerea executivă a Consiliului Județean Vaslui către structurile organizatorice;
2.circuite ascendente – de la baza organigramei către conducerea executivă a Consiliului Județean Vaslui, trecând prin toate nivelurile ierarhice necesare;
b) la nivelul organizării procesuale (cooperarea între direcții) – circuite orizontale care urmăresc, în funcție de problematică, informarea și cooperarea între direcții.
(3) Informarea reciprocă și colaborarea dintre compartimente se realizează, în principal, prin:
a) discuții/convorbiri/consultări care se consemnează în minute ale întâlnirilor sau prin intermediul corespondenței electronice;
b) stabilirea procedurilor și a colectivelor de lucru;
c) schimb de materiale/documente/informații și date;
d) clarificarea/eliminarea punctelor de vedere divergente;
e) analiza rezultatelor parțiale și finale.
(4) În cadrul întâlnirilor de lucru se dezbat problemele referitoare la activităţile în derulare, se realizează o informare asupra activităţilor desfăşurate şi asupra activităților/proiectelor viitoare şi se identifică soluţii sau se fac recomandări care vor fi supuse deciziei președintelui Consiliului Județean Vaslui.
Art.17. – (1) În cazul în care un compartiment apreciază că o informație primită de la alte entități sau din alte surse, inclusiv audiențe, prezintă interes pentru un alt compartiment din aparatul de specialitate, compartimentul care a luat cunoștință de o asemenea informație se asigură că ea a fost difuzată sau o aduce la cunoștința compartimentului în cauză, în timp util.
(2) În cazul în care o problemă trece de la un compartiment la altul, spre competentă soluționare, compartimentul trimițător se asigură că toate documentele pe care le deține și care sunt utile continuării rezolvării problemei sunt transmise împreună cu orice alte informații necesare.
Art.18. – (1) Dispoziţiile cu caracter general pentru structurile organizatorice pot fi date cu respectarea legii numai de președintele consiliului județean și de persoanele care ocupă funcții de conducere, în limitele competenţelor ce le sunt stabilite, prin intermediul rezoluțiilor aplicate pe lucrările repartizate, al întâlnirilor de lucru sau procedurilor formalizate.
(2) Președintele consiliului județean și persoanele care ocupă funcții de conducere transmit, în scris, compartimentelor/persoanelor rezoluţii pe lucrările repartizate spre soluţionare.
(3) Dispozițile scrise sau verbale ale președintelui consiliului județean sunt obligatorii. De asemenea, sunt obligatorii și termenele de soluționare a acestor dispoziții. Neîndeplinirea acestor dispoziții, îndeplinirea defectuoasă a acestora, precum și nerespectarea termenelor dispozițiilor constituie abatere disciplinară, în condițiile legii.
Art.19. – (1) În îndeplinirea atribuţiilor, conducătorii compartimentelor din aparatul de specialitate sau personalul din cadrul acestora, cu acordul conducătorilor compartimentelor, pot lua legătura direct cu entitățile din subordinea/coordonarea/autoritatea consiliului județean, precum și cu celelalte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi/sau locale, în scopul soluționării lucrărilor repartizate.
(2) Colaborarea dintre compartimentele din structura organizatorică a aparatului de specialitate se realizează prin conducătorii direcțiilor sau serviciilor independente.
(3) În situaţia în care, potrivit reglementărilor în vigoare sau sarcinilor stabilite de conducerea executivă a consiliului județean, pentru realizarea unei lucrări este necesară colaborarea dintre direcții/servicii, conducătorii acestora pot desemna persoane care să participe la efectuarea lucrării.
(4) Lucrările la a căror elaborare este necesară colaborarea mai multor compartimente, în raport cu atribuţiile specifice, se verifică şi se semnează de toţi şefii compartimentelor implicate. În cazul în care şefii de compartimente nu ajung la un acord în legătură cu modul de soluţionare a lucrării, fiecare dintre aceștia își prezintă punctul de vedere într-o notă de informare motivată, care se transmite funcției ierarhic superioare, care dispune asupra modului de soluţionare a acesteia.
Art.20. – (1) Pentru problemele a căror soluționare necesită colaborare între mai multe compartimente, pot fi constituite temporar grupuri de lucru pe domenii de activitate, programe sau proiecte, prin note de serviciu ale conducătorilor direcțiilor/serviciilor, după caz.
(2) Constituirea grupurilor de lucru nu afectează responsabilitatea compartimentelor în ceea ce privește atribuțiile ce le revin.
(3) În compunerea grupurilor de lucru trebuie să se regăsească personal care să aibă competența și experiența necesare pentru rezolvarea problemei stabilite și să poată gestiona date și informații specifice.
Art.21. – (1) Pentru rezolvarea problemelor complexe, care exced competențelor/atribuțiilor unui compartiment, pot fi constituite, prin dispoziția președintelui consiliului județean, comisii.
(2) La constituirea comisiilor precizate la alin.(1) se stabilesc: denumirea, componența, mandatul, autoritatea și competențele, persoana desemnată în calitate de coordonator, tipul relațiilor de lucru, modul de lucru, durata de funcționare și, după caz, locul de desfășurare a activității.
(3) Constituirea comisiilor precizate la alin.(1) se face cu respectarea următoarelor reguli:
a) problematica să fie limitată temporar și corespunzător din punctul de vedere al complexității, astfel încât să se evite depășirea competențelor membrilor comisiei;
b) selecția specialiștilor să vizeze, după caz, și cuprinderea domeniilor conexe celui în a cărui sferă se află problema de rezolvat;
c) eliberarea, totală sau parțială, a membrilor comisiei de obligațiile de serviciu curente sau cel puțin acordarea de prioritate colaborării în cadrul comisiei față de celelalte activități;
d) participarea fiecărui membru al comisiei la rezolvarea problemelor în ansamblu;
e) obligația tuturor compartimentelor de a sprijini activitatea comisiei, prin punerea la dispoziție a documentelor și datelor solicitate;
f) obligația președintelui/coordonatorului comisiei de a prezenta rezultatele, nemijlocit, conducerii executive a consiliului județean;
g) asigurarea spațiilor de lucru și a sprijinului logistic necesar.
Art.22. – (1) Lucrările prezentate conducerii executive a Consiliului Județean Vaslui vor avea în mod obligatoriu avizul entităților ale căror puncte de vedere au relevanță pentru acțiunile respective.
(2) Avizele se obțin de către compartimentele emitente ale lucrărilor.
(3) Lucrările care nu vor dispune de avizele necesare vor fi considerate incomplete și vor fi returnate emitentului.
Art.23. – Fiecare compartiment din cadrul aparatului de specialitate va lua măsuri pentru consultarea din timp și obținerea avizelor necesare, în cazul în care problemele de rezolvat prezintă aspecte care intră în competența acestora din urmă.
Art.24. – (1) Dacă un compartiment are observații, propuneri sau neclarități cu privire la o lucrare primită pentru aviz/raport de specialitate, intră în legătură cu conducerea compartimentului care a întocmit lucrarea și urmărește să clarifice situația prin discuții directe.
(2) În cazul în care, în urma acestor discuții, rămân observații/neclarități sau propuneri nepreluate de compartimentul inițiator, compartimentul avizator formulează o notă de observații pe care o atașează la lucrarea care este trimisă în continuare pe circuitul de semnare, iar compartimentul inițiator are obligația de a întocmi o notă justificativă privind nepreluarea acestor observații.
(3) Decizia cu privire la includerea aspectelor prevăzute în nota de observații aparține persoanei din conducerea executivă a Consiliului Județean Vaslui care aprobă lucrarea.
Last modified: septembrie 4, 2024
