ROF – Titlul III (Partea 2 – Capitolul II)

Art.31. – (1)   Compartimentul Managementul Calității (CMC) reprezintă o structură de specialitate cu rol de coordonare şi execuţie, care sprijină conducerea instituţiei în realizarea managementului calității și controlului intern managerial prin planificarea/monitorizarea acțiunilor specifice, organizarea grupurilor de lucru pentru elaborarea documentelor aferente şi instruirea personalului privind asigurarea calității/control intern managerial, în conformitate cu standardele de management a calității, standardele naționale de control intern managerial și cu cerințele în domeniul prevenirii corupției.

(2) Compartimentul Managementul Calității are ca obiective permanente:
a) proiectarea și implementarea la nivelul Consiliului Judeţean Vaslui a unui Sistem de Management al Calității (SMC)/Sistem de Control Intern Managerial (SCIM) care să corespundă standardelor internaționale, europene şi naționale referitoare la calitate și control intern managerial;
b) menţinerea şi îmbunătățirea continuă a SCIM/SMC;
c) introducerea, implementarea şi menţinerea unei culturi a calităţii și performanței la nivelul Consiliului Judeţean Vaslui pentru a dezvolta capabilitatea instituţiei de a oferi servicii publice de calitate în condiţii de eficiență, eficacitate și economicitate;
d) asigurarea implementării tuturor măsurilor prevăzute de Strategia națională anticorupție (SNA) în vigoare în vederea prevenirii corupției și a incidentelor de integritate la nivelul Consiliului Județean Vaslui.

(3) Compartimentul Managementul Calității este subordonat președintelui consiliului județean și exercită următoarele atribuții:
1. Domeniu/activitate principală: Proiectare și implementarea SMC/SCIM:
a) elaborează Manualul Calității (MC) după caz, Procedurile de Sistem (PS) și verifică din punct de vedere al formatului și adecvării conținuturilor Procedurile Operaționale (PO);
b) revizuiește Manualul Calității (după caz), Procedurile de Sistem și celelalte documente ale Sistemului de Management al Calității/Sistemul de control intern managerial (SMC/SCIM), conform Standardului SR EN ISO 9001:2015 și a prevederilor legale în vigoare referitoare la controlul intern managerial la nivelul entităților publice;
c) acordă asistență și colaborează cu toate structurile funcționale de la nivelul aparatul de specialitate al Consiliului Județean Vaslui pentru elaborarea procedurilor, instrucțiunilor de lucru și formularelor;
d) proiectează SMC/SCIM în scopul realizării unei documentații a sistemului de management al calității/sistemului de control intern managerial adecvată proceselor/ subproceselor și activităților care se desfășoară în Consiliul Județean Vaslui, în concordanță cu obiectivele și cultura referitoare la calitate, cu serviciile pe care le furnizează instituția, cu respectarea recomandărilor standardelor de referință, a altor reglementări și normative aplicabile;
e) implementează sistemul de management al calității/sistemul de control intern/managerial prin desfășurarea proceselor și activităților în baza aplicării prevederilor documentației realizate: manualul calității (după caz), proceduri, instrucțiuni și/sau reglementări, formulare și normative aplicabile;
f) actualizează în permanență politica referitoare la calitate și propune obiective generale – adecvate politicii, în scopul îmbunătățiri continue a SMC/SCIM;
g) asigură instruirea personalului (a responsabililor în domeniul calității) cel puțin odată pe an (sau ori de câte ori se consideră necesar) cu privire la cerințele standardelor de referință în domeniul managementului calității/controlului intern managerial, pentru întocmirea documentelor necesare, pentru conștientizarea cu privire la importanta aplicării unui sistem de management al calității/control intern adecvat proceselor instituției, conform cu cerințele standardelor de referință internaționale/europene, a reglementărilor europene, a normelor legislative naționale aplicabil;
h) propune/planifică instruiri interne/externe în domeniul managementului calității/controlului intern în Program anual de formare profesională;
i) asigură instruirea personalului din aparatul de specialitate al Consiliului Județean Vaslui privind cunoașterea și aplicarea cerințelor standardelor de calitate/standardelor de control intern managerial, conform Programului anual de instruire în domeniul calității/controlului intern managerial;
j) urmărește implementarea cerințelor sistemului de management al calității/sistemului de control intern managerial (SMC/SCIM) în compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui;
k) asigură completarea și menținerea înregistrărilor specifice activității de asigurare a calității/control intern managerial;
l) asigură comunicarea între diferite niveluri ierarhice și funcții în cadrul organizației în privința sistemului de managementul calității/control intern adoptat;
m) asigură difuzarea, retragerea și arhivarea controlată a documentelor aferente SMC/SCIM;
n) ține gestiune unică a documentelor sistemului de management al calității/control intern și asigură difuzarea controlată a MC, PS, PO și a formularelor în cadrul Consiliului Județean Vaslui;
o) codifică și apoi introduce în sistem (după ce a fost aprobată), documentația emisă la nivel de direcții/servicii/compartimente (PS, PO, formulare), versiunea în vigoare și retrage din sistem versiunea anulată;
p) retrage controlat din uz documentele de calitate (PS, PO, formulare – din evidența informatică) aflate la o versiune depășită și difuzează noile versiuni controlat;
q) urmărește modul de actualizare a documentelor precum și impactul modificării asupra altor proceduri sau instrucțiuni (după caz);
r) efectuează periodic analiza managementului pe baza rezultatelor activităților comunicate de către șefii de compartimente din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui;
s) elaborează și redactează raportul de analiza a managementului;
t) reprezintă instituția, conform mandatului, în orice problemă ce vizează sistemul de management al calității;
u) elaborează procedurile de sistem identificate a fi necesare de către Comisia de monitorizare cu rol de coordonare și îndrumare metodologică a Sistemului de Control Intern Managerial;
v) asigură secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare în vederea bunei desfășurări a întâlnirilor Comisiei, asigurând arhivarea electronică corespunzătoare a documentației aferente procesului;
w) întocmește informări/rapoarte cu privire la progresele înregistrate in dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial, ori de cate ori este necesar, în baza informărilor/raportărilor primite de la structurile funcționale de la nivelul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui și de la nivelul entităților publice aflate în subordine/coordonare/sub autoritate.
2.Domeniu/activitate principală: Menținerea SMC/SCIM
a) realizează auditul intern al calității:
1. evaluarea obiectivă a tuturor activităților și proceselor;
2. evaluarea modului în care sunt respectate prevederile din standardul de referință și din documentele SMC/SCIM (manual și proceduri), precum și din reglementările legale;
3. evaluarea modului de funcționare a sistemului de management al calității/sistemului de control intern managerial;
4. evaluarea eficacității proceselor;
5. identificarea punctelor slabe și a măsurilor necesare pentru corecție și îmbunătățire.
b) elaborează Programul de audit intern al SMC/SCIM, la începutul fiecărui an calendaristic/perioada anuală supusă certificării sau supravegherii anuale, în funcție de starea și importanța proceselor care urmează a fi auditate și în funcție de rezultatele obținute la auditurile anterioare, astfel încât fiecare direcție/serviciu/compartiment să fie evaluat de cel puțin o dată pe an;
c) organizează, efectuează și coordonează audituri interne ale SMC/SCIM din Consiliul Județean Vaslui conform Programului de audit intern calitate, aprobat de Președintele Consiliului Județean Vaslui;
d) efectuează auditul la compartimentele alocate conform Planului de audit;
e) documentează rezultatele auditului și observațiile rezultate în urma auditului în Raportul de audit;
f) întocmește Rapoarte de Acțiune Corectivă și le comunică persoanelor de conducere responsabile unde au fost identificate neconformități;
g) menține evidența Acțiunilor Corective inițiate de conducătorii zonelor auditate, rezultate în urma auditurilor interne și urmărește rezolvarea și eficacitatea acțiunilor corective inițiate la termenele stabilite prin rapoartele de neconformitate;
h) informează conducerea compartimentelor auditate despre rezultatele auditului, prezentându-le Raportul de audit;
i) înregistrează neconformități, inițiază acțiuni corective și prelucrează datele obținute în urma analizei acțiunilor corective;
j) monitorizează stadiul realizării obiectivelor specifice propuse de fiecare compartiment.
3.Domeniul/activitate principală: Îmbunătățirea continuă a SMC/SCIM
a) monitorizează și măsoară procesele SMC/SCIM pentru a demonstra menținerea și îmbunătățirea funcționării proceselor și obținerea rezultatelor planificate prin audit intern al calității;
b) identifică probleme de calitate/control intern managerial ce apar la nivelul instituției;
c) colectează toate datele provenite din aparatul de specialitate al Consiliului Județean Vaslui/entități publice subordonate sau aflate sub autoritate/coordonare legate de problemele de calitate și control intern managerial, pentru ca acestea să poată fi analizate global și raportate către alte entități publice competente, conform prevederilor legislative;
d) urmărește modul de actualizare a documentelor precum şi impactul modificării asupra altor proceduri sau instrucțiuni (după caz);
e) realizează periodic analize a problemelor identificate în vederea stabilirii priorităților de rezolvare;
f) monitorizează satisfacției cetățenilor/beneficiarilor în colaborarea cu responsabilul de proces;
g) identifică riscurilor și cauzelor asociate principalelor activități de la nivel de compartiment;
h) analizează costurile pentru soluțiile de rezolvare propuse;
i) propune factorilor de decizie/persoanele responsabile de soluții optime/măsuri de gestionare și diminuare a riscurilor;
j) asigură cadrul de aplicare a soluțiilor optime/monitorizează gestionarea riscurilor împreună cu persoanele responsabile de la nivel departamental.
4.Domeniu/activitate principală: Anticorupție

Asigură secretariatul tehnic al Grupului de lucru responsabil cu atingerea obiectivelor și implementarea măsurilor cuprinse în Planul de integritate al Consiliului Județean Vaslui, în contextul SNA în vigoare, astfel: a) primește de la membri rapoarte și le coroborează sub îndrumarea coordonatorului, în vederea efectuării în termen a raportărilor către structura abilitată la nivel național;
b) participă la ședințele Grupului de lucru și efectuează lucrările necesare în vederea desfășurării activității Grupului de lucru la cererea președintelui/coordonatorului;
c) gestionează și păstrează documentația privind implementarea metodologiei și corespondența referitoare la activitatea Grupului de lucru din cadrul Consiliului Județean Vaslui;
d) reprezintă punctul de contact al Grupului de lucru, având ca responsabilitate cooperarea cu structura abilitată la nivel național și obligația transmiterii rapoartelor de progres și de autoevaluare periodice;
e) întocmește inventarul măsurilor de transparență instituțională și de prevenire a corupției precum și indicatorii de evaluare, în colaborare cu responsabilii de proces de la nivelul altor structuri funcționale cu atribuții specifice în acest domeniu;
f) orice alte atribuții prevăzute de lege sau dispuse de Grupul de lucru și/sau coordonatorul Grupului de lucru, sub rezerva legalității lor.